Každá faktúra, či už papierová, PDF alebo e-faktúra, musí spĺňať zákonné požiadavky. Pre e-faktúry k tomu pribudnú technické požiadavky normy EN 16931. Tento článok popisuje obe.

Holandský daňový úrad predpisuje, aké údaje musia byť na faktúre. Tieto požiadavky platia bez ohľadu na formát:

Pre faktúry do 100 eur (vrátane DPH) platia zjednodušené pravidlá. Pri medzinárodných dodávkach môžu byť potrebné ďalšie údaje, napríklad IČ DPH odberateľa pri vnútrospoločenských dodávkach.

Európska norma EN 16931 definuje sémantický model pre e-faktúry. Opisuje, aké informačné prvky musí e-faktúra obsahovať a ako spolu súvisia. Norma rozlišuje povinné, podmienečne povinné a voliteľné prvky.

Jadro EN 16931 úzko nadväzuje na holandské zákonné požiadavky, ale pridáva štruktúru. Tam, kde daňový úrad vyžaduje "meno a adresu dodávateľa", EN 16931 presne špecifikuje, v akých samostatných poliach (právny názov, obchodný názov, riadky adresy, PSČ, mesto, krajina) musia byť tieto informácie uvedené.

EN 16931 používa štandardizované kódy pre kategórie DPH (UNCL5305):