Stavové správy sú mechanizmus, pomocou ktorého príjemca faktúry automaticky oznamuje stav spracovania odosielateľovi. Cez sieť Peppol dodávateľ dostane stavovú správu (Invoice Response), ktorá uvádza, či bola faktúra prijatá, spracovávaná, schválená alebo zaplatená. eConnect podporuje stavové správy od roku 2015.

Princíp je jednoduchý: po prijatí e-faktúry odošle prijímajúca organizácia Invoice Response späť odosielateľovi. Táto správa obsahuje stavový kód, ktorý uvádza, v akej fáze spracovania sa faktúra nachádza.

Správa Invoice Response prechádza cez tú istú sieť Peppol ako pôvodná faktúra, ale opačným smerom. Odosielateľ správu automaticky dostane vo svojom prostredí eConnect a uvidí stav pri príslušnej faktúre.

Tip: aby ste ako odosielateľ mohli prijímať správy Invoice Response, musí byť Vaša organizácia zaregistrovaná na prijímanie Invoice Response. To vyžaduje konfiguráciu SMP s capabilitou invoiceResponse nastavenou na on.

Každá Invoice Response obsahuje stavový kód, ktorý uvádza fázu spracovania. Stavy tvoria logickú postupnosť, od prvého prijatia po úplnú platbu.

Stavové kódy RE (Rejected) a PD (Fully Paid) sú konečné stavy: po týchto stavoch nenasledujú ďalšie aktualizácie. Ostatné stavy sa môžu navzájom nasledovať podľa postupu spracovania.

Nasledujúci diagram zobrazuje, ako stavy na seba nadväzujú, od prvého prijatia po konečné stavy.

Pri určitých stavoch (najmä UQ a RE) môže príjemca uviesť dôvod, prečo je faktúra pozastavená alebo zamietnutá.

Okrem dôvodu môže príjemca uviesť aj akciu, ktorú očakáva od dodávateľa:

Keď príjemca odošle Invoice Response, stav sa zobrazí pri príslušnej faktúre vo Vašom prostredí eConnect. Zmena stavu sa zvyčajne oznámi do troch dní po úprave príjemcom.

Stavové správy prijímate automaticky, ak:

• Vaša organizácia je zaregistrovaná na prijímanie Invoice Response cez SMP
• Príjemca Vašej faktúry podporuje proces Invoice Response

Nie všetci príjemcovia podporujú stavové správy. Ide o funkciu, ktorá je stále viac prijímaná, ale v súčasnosti ešte nie je univerzálna.

Okrem Invoice Response existuje aj Message Level Status (MLS). Rozdiel je dôležitý:

• Invoice Response (stavové správy) je správa na obchodnej úrovni. Odosiela ju prijímajúca organizácia (Roh 4) a týka sa obsahového spracovania faktúry: je schválená, zamietnutá, zaplatená?
• MLS je správa na transportnej úrovni. Odosiela ju prijímajúci Access Point (Roh 3) a týka sa technického doručenia: bol dokument úspešne doručený príjemcovi?

Oba typy správ sa navzájom dopĺňajú. MLS Vám oznámi, či faktúra technicky dorazila, Invoice Response Vám oznámi, čo s ňou príjemca robí.

Chcete zapnúť stavové správy pre Vašu organizáciu? Kontaktujte podporu pre pomoc s konfiguráciou capability Invoice Response.

• Čo je Peppol a ako sieť funguje?
• Registrácia v sieti Peppol na odosielanie a prijímanie
• E-fakturácia celosvetovo: kde je Peppol povinný?