Hybridné formáty faktúr kombinujú vizuálne PDF so strojovo čitateľným XML. Ako to funguje, aké formáty existujú a aké sú komplikácie?
Hybridná faktúra kombinuje dva svety v jednom súbore: vizuálne PDF, ktoré môžu ľudia čítať, a strojovo čitateľnú XML prílohu, ktorú je možné automatizovane spracovať. To robí hybridné formáty obzvlášť vhodnými pre prechodnú fázu k plnej e-fakturácii, keď ešte nie všetci príjemcovia spracovávajú automatizovane.
Hybridná faktúra je technicky PDF/A-3 dokument. PDF/A-3 je archivačný variant PDF, ktorý umožňuje vkladať ľubovoľné súbory ako prílohy. V prípade hybridnej faktúry je touto prílohou štruktúrovaný XML súbor so všetkými údajmi faktúry.
Príjemca môže dokument spracovať dvoma spôsobmi:
Vizuálne. Otvoriť PDF a prečítať si faktúru, vytlačiť ju alebo archivovať, presne ako tradičnú PDF faktúru.
Automatizovane. Vyčítať vložený XML a automaticky ho spracovať v účtovnom alebo ERP systéme, bez OCR alebo manuálneho zadávania.
Toto odlišuje hybridné formáty od bežného PDF (iba vizuálne, nie štruktúrované) aj od čistého XML formátu ako UBL alebo CII (iba strojovo čitateľné, nie vizuálne).
Existuje viacero hybridných formátov faktúr, každý s vlastným pôvodom a vlastnými technickými voľbami. Spoločné majú princíp PDF/A-3; líšia sa v XML schéme, ktorá je vložená.
Factur-X (Francúzsko) a ZUGFeRD (Nemecko) sú dva názvy pre rovnaký formát. Vložený XML používa CII schému od UN/CEFACT a je (od profilu EN 16931) plne v súlade s európskou normou. Factur-X pozná päť profilov, ktoré sa líšia v množstve štruktúrovaných dát, od minimálnych základných údajov po plne rozšírený model.
Factur-X je dominantný hybridný formát v Európe. Vo Francúzsku je jedným zo šiestich povinných formátov v rámci reformy CTC. V Nemecku a Rakúsku je ZUGFeRD široko adoptovaný. Formát má navyše vlastné Peppol DocumentTypeId, vďaka čomu ho možno priamo odoslať cez sieť Peppol.
Viac: Factur-X / ZUGFeRD: hybridný formát faktúr
ISDOC.PDF je český variant hybridného konceptu. Namiesto CII používa národný ISDOC XML ako vloženú prílohu. Formát nie je natívne EN 16931 kompatibilný a nemá vlastné Peppol DocumentTypeId. Pre cezhraničné použitie je potrebná konverzia na UBL.
ISDOC.PDF je relevantný najmä pre český a slovenský trh, kde ho široko podporuje miestny účtovný softvér. Medzinárodne je neznámy; obchodní partneri mimo tohto regiónu očakávajú UBL alebo CII.
Viac: ISDOC: český štandard pre e-fakturáciu
Hybridné formáty riešia praktický problém. Prechod na plne štruktúrovanú e-fakturáciu (čisté XML) prebieha postupne. Nie každý príjemca už dokáže spracovať XML, ale zároveň odosielatelia chcú svoj fakturačný proces už automatizovať.
Hybridná faktúra ponúka to najlepšie z oboch svetov: odosielateľ môže plne štruktúrovane fakturovať (XML obsahuje všetky údaje), zatiaľ čo príjemca si v prípade potreby môže faktúru jednoducho prečítať ako PDF. Akonáhle príjemca dokáže automatizovane spracovávať, dáta sú priamo dostupné bez úprav na strane odosielateľa.
Všetky hybridné formáty dodržiavajú rovnakú technickú štruktúru:
┌─────────────────────────────────┐
│ PDF/A-3 kontajner │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Vizuálne PDF stránky │ │
│ │ (layout faktúry) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ XMP metadáta │ │
│ │ (popisuje prílohu) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Vložený XML súbor │ │
│ │ (CII, ISDOC, ...) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────┘
Tri vrstvy sú:
Hybridné formáty prinášajú špecifické výzvy, ktoré pri čistých XML formátoch nevznikajú.
Konzistentnosť PDF versus XML. PDF a vložený XML musia obsahovať rovnaké informácie. V praxi môžu vzniknúť nesúlady: suma v PDF sa môže líšiť od sumy v XML, napríklad kvôli zaokrúhľovacím rozdielom alebo chybám pri generovaní. Otázkou potom je, ktorý zdroj je smerodajný. Pri automatizovanom spracovaní je to vždy XML; pri sporoch môže PDF verzia spôsobiť zmätok.
Profily a spracovateľnosť. Pri Factur-X/ZUGFeRD profil určuje, koľko informácií je v XML. Nižšie profily (Minimum, Basic WL) obsahujú príliš málo dát na úplné automatizované spracovanie. Príjemca, ktorý dostane iba profil Minimum, nemôže XML použiť na kompletné zaúčtovanie faktúry a musí napriek tomu konzultovať PDF.
Validácia. Okrem validácie XML schémy musí byť pri hybridných formátoch správna aj štruktúra PDF/A-3. Vloženie XML súboru musí zodpovedať špecifikácii PDF/A-3 vrátane správnych XMP metadát a typu relácie (af:relationship). To pridáva ďalšiu validačnú vrstvu.
Interoperabilita pri národných formátoch. Formáty ako ISDOC.PDF, ktoré používajú vlastnú národnú XML schému (namiesto CII alebo UBL), nie sú priamo vymeniteľné s európskymi obchodnými partnermi. Konverzia je potrebná, ale prebieha na vloženom XML, nie na PDF kontajneri. Po konverzii je výsledkom typicky samostatný UBL súbor, čím sa hybridný charakter stráca.
Veľkosť súboru. Hybridná faktúra je väčšia ako samostatný XML súbor, pretože obsahuje vizuálne PDF aj XML. Pre jednu faktúru je to zanedbateľné, ale pri dávkovom spracovaní tisícov faktúr denne môže byť rozdiel relevantný.
eConnect podporuje všetky bežné hybridné formáty faktúr. Prijaté hybridné dokumenty sa automaticky spracovávajú cez vložený XML, bez ohľadu na to, či ide o Factur-X, ZUGFeRD alebo ISDOC.PDF. Vizuálne PDF sa uchováva ako príloha.
PSB dokáže hybridné formáty aj transformovať na Peppol BIS Billing V3 a iné podporované formáty. PSB pritom extrahuje vložený XML, transformuje ho na požadovaný výstupný formát a smeruje dokument k príjemcovi. Funguje to aj naopak: UBL faktúru možno transformovať na hybridný formát, ak to príjemca očakáva.
Pozoruhodné je, že PSB API tieto formáty dokáže priamo prijať a spracovať. Dodávatelia softvéru, ktorí už fakturujú vo Factur-X alebo ISDOC, môžu svoje existujúce dokumenty poslať priamo do API bez predchádzajúcej konverzie. PSB sa o transformáciu postará automaticky. To robí pre softvérových partnerov napríklad v Česku alebo vo Francúzsku mimoriadne jednoduché pripojiť sa cez eConnect k sieti Peppol.
Pozrite si Transform API
Validujte Vašu faktúru