Štandard SETU (Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche) umožňuje štruktúrovane a elektronicky vymieňať odpracované hodiny a náklady dočasných pracovníkov. Od júna 2024 sú správy SETU dostupné v sieti Peppol, vďaka čomu si personálne agentúry, užívatelia a subdodávatelia môžu vymieňať timesheety cez rovnakú infraštruktúru, ktorá sa už používa na e-faktúry a e-objednávky. eConnect podporuje formát SETU ako certifikovaný Peppol Access Point.

SETU znamená Stichting Elektronische Transacties Uitzendbranche. Nadácia vyvíja a spravuje štandardy pre elektronickú výmenu údajov v personálnom a dočasnom sektore. Štandardy popisujú, kedy a aké informácie sa vymieňajú v procese prenájmu pracovníkov, od voľného miesta a výberu po vykazovanie hodín a fakturáciu.

Štandardy SETU sú pôvodne založené na HR-XML, medzinárodnej XML schéme pre výmenu údajov súvisiacich s HR. S verziou 2.0 bol štandard modernizovaný a pripravený na medzinárodné použitie cez sieť Peppol.

Štandard je určený výlučne pre sektor dočasného zamestnávania a súvisiace procesy prenájmu. Nie je to všeobecný štandard pre evidenciu času mimo tohto domény.

Jadrovú správou v štandarde SETU je Timecard (tiež e-timecard alebo digitálny timesheet). E-timecard obsahuje všetky informácie potrebné na štruktúrované odovzdanie odpracovaných hodín a vynaložených nákladov od užívateľa k personálnej agentúre.

Hodiny sa zvyčajne registrujú a podávajú týždenne. Schválená timecard potom tvorí priamy základ pre vystavenie faktúry.

Proces prenájmu zahŕňa viaceré kroky, z ktorých timecard a faktúra sú posledné:

1. Umiestnenie (Assignment): dočasný pracovník je umiestnený u užívateľa.
2. Evidencia hodín: dočasný pracovník denne registruje odpracované hodiny a náklady.
3. Schválenie: užívateľ kontroluje a schvaľuje timecard.
4. Odoslanie: schválená timecard sa elektronicky odošle personálnej agentúre.
5. Fakturácia: na základe schválenej timecardy personálna agentúra automaticky vystaví faktúru.

Keďže užívateľ a personálna agentúra pracujú s rovnakou schválenou timecardou, hodiny sa nemusia znovu zadávať. To znižuje chyby a výrazne urýchľuje proces fakturácie.

Pri sekundárnom prenájme dodáva personálna agentúra pracovníkov od inej strany (subdodávateľa) užívateľovi. Štandard SETU podporuje tri varianty pre presmerovanie timecardov v tejto situácii:

Priame presmerovanie. Užívateľ odošle timecard personálnej agentúre, ktorá ho nezmenene pošle subdodávateľovi. To vyžaduje doplňujúce dohody o identifikačných kódoch.

Úprava a presmerovanie. Personálna agentúra prijme timecard, upraví referencie, sadzby a identifikačné kódy podľa zmluvy so subdodávateľom a pošle upravenú verziu ďalej. Toto je najčastejší variant.

Súčasné odoslanie. Užívateľ odošle timecard súčasne personálnej agentúre aj subdodávateľovi. Aj tu sú potrebné doplňujúce dohody o identifikácii.

Od júna 2024 sú správy SETU dostupné v sieti Peppol, vďaka spolupráci medzi SETU a holandskou Peppol autoritou (NPa). Podporované sú nasledujúce typy správ:

Okrem toho existuje formát faktúry špecifický pre SETU: SETU Invoice v2.2, ktorý nadväzuje na NLCIUS a obsahuje doplňujúce polia pre sektor dočasného zamestnávania.

Tip: Úplný zoznam podporovaných DocumentTypeId pre správy SETU nájdete v prehľade DocumentType ID.

eConnect podporuje formát SETU ako súčasť Procurement Service Bus (PSB). Cez PSB možno správy SETU odosielať a prijímať v sieti Peppol s rovnakou spoľahlivosťou a bezpečnosťou ako e-faktúry.

Konkrétne to znamená:

Odosielanie a príjem timecardov. Organizácie pripojené na Peppol cez eConnect si môžu vymieňať SETU timecardy s ostatnými účastníkmi Peppol. PSB správu validuje, smeruje k príjemcovi a potvrdí doručenie.

Od timecardu k faktúre. Schválená timecard tvorí základ pre automatickú fakturáciu. Faktúra sa potom môže rovnako odoslať cez Peppol, vo formáte NLCIUS, BIS Billing V3 alebo SETU Invoice.

Všetky typy správ SETU. Okrem timecardu PSB podporuje aj ostatné správy SETU pre umiestnenia (Assignment), žiadosti o pracovníkov (StaffingOrder) a osobné údaje (HumanResource).

Aktuálne správy SETU v sieti Peppol používajú verziu 1.4, založenú na schéme HR-XML. Verzia 2.0 je vo vývoji a prináša niekoľko dôležitých zmien:

Najdôležitejšou zmenou vo v2.0 je zameranie na internacionalizáciu. Nové polia ako documentId, schemeAgencyId, legalId a taxId nadväzujú na medzinárodné štandardy a legislatívu. Vďaka tomu sa timecard stáva vhodným na použitie mimo holandský sektor dočasného zamestnávania, v medzinárodnej sieti Peppol.

Pozor: Verzia 1.4 je v súčasnosti aktívnou verziou v sieti Peppol. Migráciu na v2.0 sprevádza SETU s detailným mapovaním medzi oboma verziami.

Správy SETU sa v sieti Peppol identifikujú špecifickými DocumentTypeId:

SETU Timecard v1.4 je XML dokument na základe schémy HR-XML. Najdôležitejšie prvky sú:

<TimeCard xmlns="http://ns.hr-xml.org/2007-04-15">
    <Id idOwner="StaffingCustomer">
        <IdValue>TC00123456</IdValue>
    </Id>
    <ReportedResource>
        <Person>...</Person>
    </ReportedResource>
    <ReportedTime>
        <PeriodStartDate>2024-01-08</PeriodStartDate>
        <PeriodEndDate>2024-01-12</PeriodEndDate>
        <TimeInterval type="Regular" billable="true">
            <Duration>8.00</Duration>
            <RateOrAmount currency="EUR" type="hourly"
                         multiplier="100">0.00</RateOrAmount>
        </TimeInterval>
        <Allowance type="102B" billable="true">
            <Amount currency="EUR">3.50</Amount>
            <Quantity>5</Quantity>
        </Allowance>
    </ReportedTime>
    <ApprovalInfo>
        <ApprovedDateTime>2024-01-14T09:00:00</ApprovedDateTime>
    </ApprovalInfo>
</TimeCard>

Prvok TimeInterval obsahuje odpracované hodiny za dennú časť, s typom (Regular, Overtime, Shift), trvaním a sadzbou. Atribút multiplier udáva percento príplatku: 100 pre bežné hodiny, 150 pre nadčasy a tak ďalej. Prvok Allowance registruje náklady ako cestovné.

SETU poskytuje Schematron validačné súbory pre všetky typy správ. PSB validuje prichádzajúce správy SETU automaticky pri prijatí. Správy, ktoré nezodpovedajú schéme, sú zamietnuté s jasným chybovým hlásením.

Úplné špecifikácie, vzorové správy a validačné artefakty sú dostupné na standard.setu.nl a v Semantic Treehouse.

Chcete si vymieňať SETU timecardy cez sieť Peppol?

• SEEF: štandard pre energetické faktúry
• DICO: formát faktúr pre stavebníctvo
• DocumentType ID: pas Vášho dokumentu
• NLCIUS: holandský štandard pre e-faktúry
• Peppol BIS Billing V3: európsky Peppol profil
• Aký je rozdiel medzi XML, UBL a NLCIUS?
• Self-billing: faktúry v mene dodávateľa