Facturen automatisch boeken in je software via de Autopilot. Koppelingen, Document Journals en het dashboard.
In het kort De Autopilot maakt een directe koppeling met je boekhoudsoftware en boekt ontvangen facturen automatisch, of zet ze door van het platform naar je softwarepakket. Je ziet in het dashboard direct of boekingen zijn geslaagd.
Met de Autopilot koppel je het eConnect-platform aan je boekhoudsoftware. Ontvangen facturen worden automatisch geboekt of doorgezet naar het softwarepakket, zonder dat je ze handmatig hoeft over te nemen. De Autopilot ondersteunt koppelingen met Exact Online, SnelStart, Unit4 en Business Central.
De Autopilot-app heeft een eigen sub-navigatie in de sidebar:
Klik op New Connection in de sub-navigatie van de Autopilot-app.
Kies de organisatie waarvoor je de koppeling wilt aanmaken.
Selecteer het softwarepakket waarmee je wilt koppelen (Exact Online, SnelStart, Unit4 of Business Central).
Configureer het boekingsschema: hierin bepaal je hoe BTW-soorten worden geboekt in je software. Dit schema wordt gebruikt bij elke automatische boeking.
Sla de verbinding op. De koppeling is nu actief en facturen worden automatisch verwerkt.
De Autopilot leert van eerdere boekingen en past die kennis toe op nieuwe facturen. Bij elke factuur analyseert het systeem de leverancier, het bedrag, de kostensoort en historische boekingspatronen om een compleet boekingsvoorstel samen te stellen: grootboekrekening, kostenplaats en BTW-tarief. Hoe meer facturen door de koppeling lopen, hoe nauwkeuriger de voorstellen worden.
Bij voldoende zekerheid wordt de factuur automatisch geboekt zonder tussenkomst. Bij lagere zekerheid wordt het voorstel ter goedkeuring aangeboden. De drempel voor automatisch boeken is configureerbaar per koppeling, zodat je organisatie zelf bepaalt welk niveau van controle gewenst is.
Debiteuren en crediteuren worden automatisch aangemaakt in je software. Daardoor draait de administratie realtime door, ook in weekends en vakanties.
Het platform kan factuurregels automatisch koppelen aan orderregels. De matchinglogica werkt op basis van een unieke stuksprijs, de omschrijving en een enkele orderregel. Order-informatie wordt opgehaald via het koppelvlak of uit het archief van eerder verstuurde orders. De matching werkt op zowel e-facturen als OCR-verwerkte PDF's en verhoogt het percentage straight-through verwerking.
Het Document Journal is het logboek van de Autopilot. Voor elke actieve koppeling wordt een journal bijgehouden met de status van elk geboekt document.
Delivered/Ontvangen is geen journal-rij. Status Delivered (NL UI: Ontvangen) in Postvak IN betekent dat de factuur is aangekomen en beschikbaar is in eConnect. Dat is geen boekingsresultaat en levert geen Document Journal-rij op. Zoek je op factuurnummer 0 hits in Document Journals terwijl Postvak IN Delivered/Ontvangen toont, dan is dat verwacht gedrag zolang er nog geen Booked- of Booking failed-stap is geweest. Zie ook Statussen van facturen.
Eerste stap bij Delivered zonder journal-rij:
Bij een mislukte boeking kun je de foutmelding bekijken en kiezen uit twee acties:
Elk journaalregel bevat een directe link naar het originele document in het Postvak IN, zodat je snel kunt controleren welke factuur het betreft.
De statuslabels die het platform aan een binnenkomende factuur hangt, verschillen per koppeltype. Alleen de Autopilot ↔ Unit4 ERPx-route geeft expliciet Booked of Booking failed; andere Autopilot-routes gebruiken Gedownload met een per-koppeltype andere betekenis. Voor de volledige uitleg en de diagnose-paden bij afwijkingen tussen platform en ERP, zie Autopilot in eigen integraties.
Het Autopilot-dashboard geeft je een overzicht van alle boekingen: hoeveel documenten succesvol zijn geboekt en hoeveel er zijn mislukt. Zo zie je in een oogopslag of je automatische verwerking goed draait.
Bij een mislukte boeking wordt automatisch een workflowtaak aangemaakt. Je kunt de foutmelding bekijken in het Document Journal en kiezen voor "Resend to ERP" (na het oplossen van de fout) of "Mark as Done" als het document niet in de software thuishoort.
Je kunt per organisatie een aparte koppeling aanmaken via New Connection in de Autopilot-app. Elke koppeling heeft een eigen boekingsschema en kan naar een ander softwarepakket verwijzen.
Het boekingsschema bepaalt hoe BTW-soorten worden geboekt in je software. Je kunt het schema wijzigen in de instellingen van de betreffende Autopilot-koppeling. Wijzigingen gelden voor nieuwe boekingen.
Rule Based Enrichment (RBE) is een regelgebaseerde engine die de XML van een factuur nét vóór verzending of ná ontvangst aanpast. Doel: extra flexibiliteit bieden waar het ERP-systeem of de partneraanlevering dat niet kan. Regels worden ingericht door het eConnect tech-team (op dit moment via JavaScript) en geactiveerd via een filter, bijvoorbeeld bij een specifieke leverancier. RBE is ook een alternatief voor partners die klantspecifieke XML-wijzigingen hardcoderen: de partner levert de XML altijd op dezelfde manier aan, en RBE verzorgt de klantspecifieke mapping. Zelfservice regelbeheer wordt niet aangeboden.
Naast de doorboeking van energiefacturen (EAN naar pandnummer) en het opschonen van inkoopordernummers wordt RBE ook gebruikt voor veldmapping (bijvoorbeeld bij UWV-trajecten waar een vereist XML-veld ontbreekt), het samenvoegen of groeperen van factuurregels tot een werkbaar aantal boekingsregels, en voor mappingtabellen die veldwaarden omzetten of verrijken. De Autopilot is self-service; RBE vereist ondersteuning van het eConnect tech-team en is geen self-service. Beide componenten werken het best in combinatie. Voor maatwerk geldt het reguliere consultancytarief.
Factuurregelgroepering. Facturen met honderden tot duizenden regels (bijvoorbeeld in detailhandel, bouw of telecom) vallen soms uit bij de administratieve software omdat die maar een beperkt aantal regels per factuur accepteert, of leiden tot een onleesbare boeking bij 1-op-1 verwerking. Dezelfde behoefte ontstaat na regelherkenning via IDR, wanneer veel regels worden herkend. RBE groepeert de regels dan tot een valide factuur met minder, samengevatte regels. De standaardtemplate rbe-autopilot-group-lines groepeert op BTW-categorie; andere groepsleutels (bijvoorbeeld per telefoonnummer bij een telefoniefactuur) zijn mogelijk als aangepaste RBE-inrichting binnen de bestaande mogelijkheden, zonder development. Inrichting gebeurt via het eConnect tech-team, verrekend via strippenkaarturen (indien beschikbaar) of een remote support-sessie.
Voor de EAN-mapping (EAN-nummer naar pandnummer/IO-nummer) herkent eConnect het EAN-nummer op dit moment alleen op e-facturen (XML/UBL), niet op PDF-facturen. Een zichtbaar EAN op een PDF-factuur is onvoldoende voor deze mapping; de waarde moet uit de e-factuurstructuur komen. Dit staat los van orderregel-matching, die wél werkt op zowel e-facturen als OCR-verwerkte PDF's.
Wil je een factuurkoppeling instellen? Ga naar de Autopilot-app op het platform en maak een nieuwe verbinding aan.
Koppeling aanmaken