Elke factuur op het eConnect-platform heeft een status die aangeeft waar het document zich bevindt in het verwerkingsproces. De statussen verschillen tussen inkomende (inkoop) en uitgaande (verkoop) facturen.

De statussen "Ter goedkeuring", "Goedgekeurd", "Betaalbaar gesteld" en "Afgekeurd" worden gebruikt wanneer een goedkeuringsworkflow is ingesteld. Zonder workflow komt een factuur direct op de status "Ontvangen" en kun je deze eventueel handmatig als betaald markeren. De statussen "Betaling gestart" en "Collection successfull" verschijnen bij geautomatiseerde betalings- en incassoprocessen.

Een statuswijziging in Postvak IN (bijvoorbeeld naar Gedownload, of in klanttaal "mark as done" / afgerond) verandert alleen het statuslabel. Het document blijft staan. Facturen in Postvak IN kun je niet verwijderen.

Zoek je een factuur die je per ongeluk als afgerond of Gedownload hebt gemarkeerd zonder te downloaden? Doe dit:

1. Ga naar Postvak IN op platform.econnect.eu.
2. Zoek op factuurnummer (zet het statusfilter zo nodig op Gedownload of Alles).
3. Open de factuur en download opnieuw als PDF en/of XML vanuit het detailscherm.

Zie ook Status van een inkoopfactuur aanpassen en XML-factuur downloaden.

Via Peppol komt de factuur binnen als gestructureerde UBL/XML. Een PDF is alleen aanwezig als:

1. de leverancier een PDF heeft ge-embed in de UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject), of los heeft meegestuurd; of
2. het ontvangende account PDF-generatie uit XML heeft (legacy platform, accountniveau; modi: Bij niet aanwezig / Altijd / Nooit). Zie PDF merge en PDF genereren.

PSB: on-demand PDF-generatie uit UBL is nog niet standaard; alleen een embedded PDF wordt teruggegeven. UBL zonder embedded PDF betekent geen PDF via de PSB.

XML-only zonder verwerkte PDF is normaal wanneer de leverancier geen PDF meegaf en generatie geen PDF opleverde. Dat is geen ontvangstfout.

eConnect kan een ontbrekende verzender-PDF niet achteraf toevoegen en de factuur niet opnieuw aanleveren met een PDF die niet is ontvangen. Ontbreekt de PDF? Vraag de leverancier de PDF na te sturen voor de betreffende factuur en toekomstige facturen een PDF te laten embedden in de UBL (of los mee te sturen).

Factuurweergave vs bijlage (platform): een PDF-node in de XML betekent niet automatisch een factuurweergave. Een embedded PDF telt in de dashboard-factuurweergave als factuur-PDF alleen als in cac:AdditionalDocumentReference de exacte detectiewaarde staat:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, geen spatie), of
• DocumentType = PrimaryImage

Proza "Commercial Invoice" (met spatie) bedoelt hetzelfde, maar de platformdetectie volgt de exacte literal hierboven. Zonder die tag behandelt het platform de PDF als gewone bijlage, ook als de UI "embedded bijlage" toont: die hangt dan onderaan de samengevoegde PDF in plaats van vooraan als factuurweergave. Bij PDF-generatie Bij niet aanwezig/Altijd kan het platform dan alsnog een eConnect-PDF uit XML maken (vaak voorblad eerst in plaats van de originele leveranciers-PDF). Zie Opbouw van een UBL-factuur.

Self-check in Postvak IN (platform.econnect.eu) — "welke tag stuurt deze leverancier":

1. Open Postvak IN, zoek op factuurnummer of leverancier.
2. Detail/factuurweergave: staat daar een PDF, dan is die beschikbaar (meegestuurd/embedded of gegenereerd).
3. Bijlagen: extra PDF's of specificaties van de leverancier.
4. XML downloaden via de downloadoptie bij de factuur, zoek AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Zie XML-factuur downloaden.
5. Ontbreekt CommercialInvoice / PrimaryImage? Dat is een boodschap aan de leverancier (eConnect herschrijft de XML niet): vraag om de factuur-PDF met DocumentDescription CommercialInvoice in de UBL te embedden.

Zoekvarianten: voorblad weglaten facturen, eConnect PDF eerst, originele PDF eerst, CommercialInvoice tag, DocumentDescription ontbreekt, PrimaryImage, embedded PDF als bijlage, leverancier aanschrijven PDF-tag, PDF ontbreekt op platform, PDF ontbreekt in SAP, embedded bijlage niet als factuur, attachment wel in XML niet zichtbaar, samengevoegde PDF bijlage onderaan, Commercial Invoice spatie vs CommercialInvoice.

Zie ook: PDF via Peppol (zender- en embed-pad).

De statussen "Ter goedkeuring", "Betaald" en "Afgekeurd" bij uitgaande facturen worden gezet door de ontvangende partij, niet door jou als verzender. Als beide partijen op het eConnect-platform zitten, worden statuswijzigingen automatisch uitgewisseld. Bij verzending via Peppol kan de ontvanger een statusbericht terugsturen via de Invoice Response Message. Niet alle ontvangers sturen statusberichten terug; dat kan afwijkingen verklaren in de statussen van facturen naar verschillende klanten.

Wanneer zowel de verzender als de ontvanger het eConnect-platform gebruiken, worden statuswijzigingen in real-time gedeeld. Als de ontvanger een factuur goedkeurt of als betaald markeert, zie je dat direct terug in je Postvak UIT. Dit werkt ook andersom: als je een inkoopfactuur als betaald markeert, kan de verzender die status in zijn eigen systeem zien.

Bij facturen die via Peppol zijn verstuurd naar een ontvanger bij een andere provider, hangt de statusuitwisseling af van de ondersteuning van Invoice Response Messages bij de ontvangende partij. Niet alle ontvangers (of hun providers) sturen statusberichten terug. Daardoor kunnen statussen van vergelijkbare facturen naar verschillende klanten van elkaar afwijken, ook als de verzending zelf gelukt is.

Het platform controleert standaard automatisch op duplicaten. Dit gedrag kan op verzoek worden uitgeschakeld. Wanneer een factuur binnenkomt die al eerder is ontvangen, ook als die via een ander kanaal is binnengekomen, wordt de nieuwe factuur gemarkeerd als "Dubbele". De oorspronkelijke factuur behoudt zijn status.

Een factuur die als dubbele is gemarkeerd, wordt niet automatisch doorgestuurd naar je boekhoudsoftware. Is de markering onterecht? Dan kun je de factuur via het menu (drie puntjes) als "Origineel" markeren, waarna deze alsnog wordt verwerkt. Lees meer in Hoe wordt een dubbele factuur herkend?.

Zoekvarianten: volledigheidscontrole factuurstroom, statusexport eConnect, controle volledigheid Unit4 SFTP, reconciliatie eConnect ERP, per factuur of per batch SFTP, wat staat op SFTP vs in ERP.

Bij aanlevering naar een ERP-systeem (bijvoorbeeld Unit4 ERP CR) via To-SFTP zijn er drie losse stappen: eConnect ontvangt en verwerkt de factuur, de PSB plaatst het document op de SFTP-server, en het ERP leest de SFTP-map uit en boekt de factuur. Dit zijn onafhankelijke stappen.

De platformstatus Gedownload bevestigt alleen dat eConnect het document heeft doorgezet of beschikbaar gesteld. Dat is geen bewijs dat het ERP de factuur ook succesvol heeft ingelezen. Via SFTP geeft de ontvangende software geen boekingsstatus terug aan eConnect.

eConnect biedt geen apart self-service volledigheidsrapport SFTP-versus-ERP. Voor controle combineer je:

• de statussen en export in Postvak IN (Ontvangen, Gedownload, Afgekeurd);
• de bestanden in de SFTP-inboxmap en het importlog van het ERP-systeem (dit ziet eConnect niet).

Reconciliatie gebeurt bij voorkeur per factuurnummer, niet als batch-telling: de standaard To-SFTP-route uploadt per document, geen periodieke ZIP. Zie ook de technische achtergrond in SFTP-integratie.

In het dashboard zie je een visueel overzicht van je factuurstatussen. Groene facturen zijn volledig verwerkt; oranje facturen zijn ontvangen maar nog niet verwerkt. Een groot aantal oranje facturen kan wijzen op duplicaten die bewust zijn afgewezen, dit is normaal gedrag en geen fout.

Wil je de status van een inkoopfactuur handmatig aanpassen? Lees Status van een inkoopfactuur aanpassen.