Les messages de statut constituent le mécanisme par lequel le destinataire d'une facture renvoie automatiquement le statut de traitement à l'expéditeur. Via le réseau Peppol, le fournisseur reçoit un message de statut (Invoice Response) indiquant si la facture a été reçue, est en cours de traitement, approuvée ou payée. eConnect supporte les messages de statut depuis 2015.

Le principe est simple : après réception d'une e-facture, l'organisation destinataire envoie une Invoice Response à l'expéditeur. Ce message contient un code de statut indiquant dans quelle phase de traitement se trouve la facture.

Le message Invoice Response transite par le même réseau Peppol que la facture originale, mais en sens inverse. L'expéditeur reçoit automatiquement le message dans son environnement eConnect et voit le statut apparaître pour la facture concernée.

Conseil : pour pouvoir recevoir des messages Invoice Response en tant qu'expéditeur, votre organisation doit être enregistrée pour la réception d'Invoice Responses. Cela nécessite une configuration SMP avec la capability invoiceResponse sur on.

Chaque Invoice Response contient un code de statut indiquant la phase de traitement. Les statuts forment une séquence logique, de la première réception au paiement complet.

Les codes de statut RE (Rejected) et PD (Fully Paid) sont des statuts finaux : après ces statuts, aucune mise à jour supplémentaire ne suit. Les autres statuts peuvent se succéder au fur et à mesure de l'avancement du traitement.

Le diagramme suivant montre comment les statuts se succèdent, de la première réception aux statuts finaux.

Pour certains statuts (surtout UQ et RE), le destinataire peut fournir une raison indiquant pourquoi la facture est bloquée ou rejetée.

En plus de la raison, le destinataire peut également indiquer quelle action il attend du fournisseur :

Lorsqu'un destinataire envoie une Invoice Response, le statut apparaît pour la facture concernée dans votre environnement eConnect. Le changement de statut est normalement communiqué dans les trois jours suivant la modification par le destinataire.

Vous recevez les messages de statut automatiquement, à condition que :

• Votre organisation soit enregistrée pour la réception d'Invoice Responses via le SMP
• Le destinataire de votre facture supporte le processus Invoice Response

Tous les destinataires ne supportent pas les messages de statut. C'est une fonctionnalité qui est de plus en plus adoptée, mais qui n'est pas encore universelle à l'heure actuelle.

En plus de l'Invoice Response, il existe également le Message Level Status (MLS). La différence est importante :

• Invoice Response (messages de statut) est un message au niveau business. Il est envoyé par l'organisation destinataire (Corner 4) et concerne le traitement du contenu de la facture : est-elle approuvée, rejetée, payée ?
• MLS est un message au niveau transport. Il est envoyé par l'Access Point destinataire (Corner 3) et concerne la livraison technique : le document a-t-il été livré avec succès au destinataire ?

Les deux types de messages se complètent. Le MLS vous indique si la facture est techniquement arrivée, l'Invoice Response vous indique ce que le destinataire en fait.

Vous souhaitez activer les messages de statut pour votre organisation ? Contactez le support pour obtenir de l'aide avec la configuration de la capability Invoice Response.

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