En el sector de trabajo temporal todo gira en torno a horas, costes y facturación rápida. Las hojas de horas aprobadas deben fluir sin interrupciones hacia las facturas, y las cuentas G son indispensables para la responsabilidad del usuario de mano de obra. eConnect soporta la cadena completa desde la timecard hasta la factura vía Peppol, en el estándar SETU.
¿Por qué eConnect para el sector de trabajo temporal?
eConnect soporta e-timecards vía Peppol en formato SETU. Las horas trabajadas y gastos de los trabajadores temporales se intercambian digitalmente, incluyendo correcciones. Una hoja de horas aprobada es la base para la facturación automática. Combinado con el soporte de cuenta G para la responsabilidad del usuario de mano de obra, eConnect cubre la cadena de procesamiento completa del sector de trabajo temporal.
Intercambio de horas trabajadas y gastos a través de la red Peppol en formato SETU. Envío semanal con soporte para correcciones. Seguro, estandarizado y automático.
Una hoja de horas aprobada es la base para la facturación automática. Todo el proceso desde el registro de horas hasta el envío de la factura se realiza digitalmente, sin intervención manual.
Al contratar personal temporal, el usuario es responsable de las retenciones salariales e IVA del proveedor de trabajo temporal. La cuenta G limita este riesgo. eConnect procesa facturas con cuenta G automáticamente con la distribución de pago correcta.
Soporte completo de mensajes SETU HR-XML vía Peppol: Timecard, Assignment, HumanResource, StaffingOrder y mensajes de estado asociados. Incluyendo Timecard v2.0 para internacionalización.
El proceso comienza con el intercambio de colocación: el cliente y la agencia de trabajo temporal intercambian la asignación digitalmente vía Peppol. A continuación, el trabajador temporal registra semanalmente las horas trabajadas y gastos en una timecard. Esta timecard se envía vía Peppol en formato SETU al cliente para su aprobación. Tras la aprobación, la hoja de horas constituye la base para la facturación automática. La factura se envía de vuelta al cliente vía Peppol, incluyendo todos los detalles de horas.
eConnect también soporta la entrega secundaria: las timecards pueden enviarse simultáneamente al proveedor y al subcontratista, o reenviarse tras una corrección. En caso de correcciones, la timecard ajustada se reenvía vía Peppol.
El Gobierno de los Países Bajos envía e-timecards a través de eConnect. Esto la convierte en una de las referencias más sólidas para esta funcionalidad. eConnect es proveedor del Access Point del Gobierno en Peppol (Digipoort/Logius) y procesa todas las e-facturas (recibidas y enviadas) para el Gobierno. La misma infraestructura se utiliza para el intercambio de e-timecards en formato SETU. La transición a eConnect se realizó sin interrupciones. Edward Mauritz, director de proyecto de e-Procurement en Logius: "Lo que fue muy agradable es que durante todo el proceso hubo mucha confianza. El tren simplemente siguió funcionando."
Al contratar trabajadores temporales, el usuario puede ser considerado responsable de las retenciones salariales e IVA que la agencia de trabajo temporal debe declarar. Esto se denomina responsabilidad del usuario de mano de obra. La cuenta G es el instrumento para limitar este riesgo: el usuario deposita el importe estimado de retenciones salariales e IVA en la cuenta G bloqueada de la agencia de trabajo temporal. El importe restante de la factura va a la cuenta bancaria regular.
eConnect reconoce automáticamente los números IBAN de cuenta G (la secuencia "099") en facturas PDF y procesa la distribución entre el pago bloqueado y el regular en la e-factura. Como medida adicional de mitigación de riesgo, el usuario puede solicitar una Declaración de conducta de pago a la agencia de trabajo temporal.
Las e-timecards son partes de horas digitales que se intercambian a través de la red Peppol en formato SETU. Contienen las horas trabajadas, gastos y posibles correcciones de un trabajador temporal. En lugar de partes de horas en papel o correos electrónicos sueltos, el intercambio de horas se realiza de forma estandarizada y segura vía Peppol. El cliente recibe la timecard digitalmente, la aprueba y las horas aprobadas constituyen automáticamente la base para la facturación.
Tras la aprobación de la timecard por parte del cliente, se genera automáticamente una factura basada en las horas y gastos aprobados. Esta factura se envía vía Peppol, incluyendo todos los detalles de horas a nivel de línea. Todo el proceso desde el registro de horas hasta el envío de la factura es digital. Las correcciones en timecards se envían como ajustes vía Peppol y pueden dar lugar a facturación modificada. En caso de entrega secundaria (subcontratación), las timecards pueden reenviarse simultáneamente a múltiples partes.
La cuenta G funciona en el sector de trabajo temporal de la misma manera que en la construcción. eConnect reconoce automáticamente el número IBAN de cuenta G en la factura y lo incluye como campo separado en la e-factura mediante la extensión NLCIUS de cuenta G. El software receptor procesa entonces dos pagos parciales: la parte de retenciones salariales/IVA a la cuenta G y el importe restante a la cuenta bancaria regular de la agencia de trabajo temporal. La condición es que el software soporte el procesamiento de cuentas G.
eConnect soporta el conjunto completo de mensajes SETU HR-XML vía Peppol: Timecard v1.4, Assignment v1.4.1, Assignment Status v1.4, HumanResource v1.4, HumanResource Status v1.4, StaffingOrder v1.4 y StaffingOrder Status v1.4. Además, se soporta Timecard v2.0, orientada a la internacionalización con campos como documentId, schemeAgencyId, legalId y taxId. Esto cubre el espectro completo desde la colocación hasta el registro de horas y la facturación.
Sí. El proceso SETU abarca más que solo timecards y facturas. eConnect soporta la cadena completa: desde el intercambio de colocación (Assignment) y el proceso de selección (StaffingOrder) hasta el registro de horas (Timecard) y la facturación final. Todos los mensajes se intercambian a través de la red Peppol en formato SETU HR-XML, de modo que la comunicación entre la agencia de trabajo temporal y el cliente se realiza de forma completamente estandarizada y segura.
¿Quiere saber cómo eConnect puede automatizar el procesamiento de horas y la facturación en su organización de trabajo temporal?
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Ver también: Peppol · Construcción (cuenta G) · E-facturación