Retroalimentación de estado estructurada del destinatario al remitente a través de Peppol. Sin llamadas ni correos electrónicos preguntando si una factura ha sido aprobada, está en proceso o va a ser pagada. eConnect lo admite desde 2015 y es codesarrollador del estándar.
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Sin Invoice Response Message, un proveedor debe hacer un seguimiento manual para saber si una factura ha llegado, ha sido revisada y ha sido aprobada para el pago. Eso consume tiempo, tensa la relación comercial y no produce un flujo de caja predecible. Con Invoice Response Message, el remitente recibe automáticamente una notificación estructurada en cada cambio de estado: recibida, en proceso, aceptada condicionalmente, aprobada, pagada o rechazada con un motivo. Los mensajes Invoice Response viajan a través del mismo Peppol Access Point que la factura — no se necesita infraestructura separada.
Factura recibida y legible. El destinatario confirma que el documento es procesable en cuanto a contenido.
La factura se está procesando en el sistema ERP o de aprobación del destinatario.
Se necesita información adicional del proveedor antes de que la factura pueda procesarse más.
Factura aceptada condicionalmente. El destinatario acepta la factura con sujeción a acuerdos o correcciones adicionales.
Factura rechazada (estado final). El destinatario hace referencia al motivo mediante un código Clarification Reason.
Factura aprobada y habilitada para el pago. El pago sigue en el plazo acordado.
Factura totalmente pagada (estado final). El comprobante de pago cierra el ciclo de vida de la factura.
Cada Invoice Response Message contiene uno de los siete estados que cubren el ciclo de vida de una factura.
Además del código de estado, cada mensaje contiene opcionalmente un Clarification Reason (por qué se dio este estado, por ejemplo referencia incorrecta o diferencia de precio) y una Clarification Action (qué espera el destinatario, por ejemplo una nueva factura o una nota de crédito). De este modo, el proveedor no solo sabe que hay un problema, sino también qué debe hacerse. Esto reduce el número de contactos y acelera considerablemente la resolución.
Estado del contenido de la factura, enviado por la propia organización receptora. Opcional; los países pueden hacerlo obligatorio.
Estado de entrega y validación del mensaje, enviado por el Access Point receptor. Parte estándar del protocolo Peppol.
Para cada factura se sabe tanto si el mensaje fue entregado técnicamente (MLS) como cómo lo trata el destinatario en cuanto a contenido (Invoice Response).
eConnect combina ambos estados en un único historial de estado y un único flujo de webhooks. El integrador no necesita modelar la diferencia.
Ambos son mensajes de estado en Peppol, pero funcionan en niveles diferentes.
En eConnect, Invoice Response Message está incluido de forma estándar en el precio del documento. En muchos competidores, cada mensaje de estado cuenta como una transacción separada, por lo que una sola factura que recorre el ciclo de vida completo puede costar fácilmente tres o cuatro veces el precio de la transacción. En eConnect solo se paga por el documento, independientemente de cuántos mensajes de estado se intercambien.
Invoice Response Message (BIS Invoice Response 3.0) es el proceso Peppol por el que el destinatario de una factura envía de vuelta al remitente un estado a nivel de contenido. Es un mensaje de estado a nivel comercial que indica cómo ha procesado la factura la organización receptora: recibida, en proceso, aceptada condicionalmente, aprobada, rechazada o pagada. La retroalimentación viaja a través de la misma red Peppol que la factura y está completamente estructurada.
Invoice Response Message es opcional dentro de Peppol. Los países pueden hacerlo obligatorio para segmentos específicos. Para la mayoría de los flujos B2B es opcional, pero cada vez más organizaciones grandes lo solicitan para afinar sus previsiones de flujo de caja.
Para poder recibir Invoice Responses como remitente, debe estar registrado como receptor de este tipo de documento. eConnect lo gestiona automáticamente en la configuración SMP: la capacidad invoiceResponse se establece en on. A partir de ese momento, los mensajes de estado llegan a través de la bandeja de entrada de su plataforma o mediante webhooks en el PSB. No se necesita integración separada.
Invoice Response Message es un mensaje de estado a nivel comercial: proviene de la organización receptora y se refiere al procesamiento del contenido de la factura. Message Level Status (MLS) es un mensaje de estado técnico: proviene del Access Point receptor y se refiere a la entrega y validación del propio mensaje. Ambos coexisten y se complementan. eConnect admite ambos y combina los estados en una sola vista general.
Depende de los procesos de la organización receptora. Un AB (Acknowledge) llega casi de inmediato tras la recepción. Un IP (In Process) sigue cuando la factura se incorpora al sistema de aprobación, normalmente en 24 horas. Un AP (Approved) o PD (Paid) sigue cuando el destinatario autoriza o ejecuta el pago. eConnect garantiza que los cambios de estado recibidos se comunican dentro de los 3 días posteriores a su recepción; en la práctica, esto es casi inmediato.
Programe una conversación sobre cómo Invoice Response Messages mejoran su visibilidad del flujo de caja y la gestión de cuentas por cobrar.
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