Al procesar una factura en PDF, la IDR debe determinar quién es el proveedor. Esto no se hace en función del nombre y la dirección que figuran en el PDF, sino a través de Purple Pages: la base de datos de partes de eConnect, alimentada por la Cámara de Comercio neerlandesa (KvK). Por ello, los datos del proveedor en la factura electrónica son siempre los datos oficiales del registro.

El nombre de un proveedor en una factura PDF puede escribirse de muchas formas: con o sin forma jurídica, abreviado, con un nombre comercial en lugar del nombre estatutario. Al identificar al proveedor mediante los datos del registro en lugar del texto de la factura, la identificación es fiable y consistente, independientemente de cómo el proveedor indique su nombre en la factura.

Purple Pages contiene datos de todas las organizaciones neerlandesas y se actualiza continuamente. En el caso de proveedores extranjeros, la identificación se complementa con datos de otras fuentes.

Puede ocurrir que el nombre en la factura electrónica difiera del que figura en el PDF original. Esto es un comportamiento normal: la factura electrónica contiene los datos oficiales del registro, no el texto del PDF. Los datos que la IDR reconoce en la factura como destinatario (el cliente) se incluyen por separado en una extensión XML, incluidas advertencias en caso de discrepancias significativas (por ejemplo, un número de IVA diferente).

La factura electrónica contiene el nombre estatutario y la dirección del establecimiento procedentes del registro mercantil/Purple Pages, no el nombre comercial ni el apartado de correos de la ficha de proveedor del destinatario. Si el número de registro mercantil, el número de IVA y el IBAN coinciden, eso no descarta una diferencia en el nombre o la dirección: no es un error de reconocimiento.

Un archivo que descargue de eConnect para una factura PDF es siempre la conversión de eConnect (con los datos oficiales del registro), no el archivo original del proveedor. Solo en una factura electrónica nativa (Peppol o carga XML) el archivo descargado es el XML del remitente.

Si el campo Contacto o Dirección queda vacío en el asiento, eConnect no lo completa automáticamente: el enlace entre el proveedor XML y una ficha existente se realiza en su software de contabilidad. Si el XML es correcto pero el campo Contacto permanece vacío, la causa está en la vinculación de su propio software o configuración ERP. eConnect no documenta las claves de coincidencia por sistema ERP.

Este mismo patrón explica por qué un programa de contabilidad (entre otros CODA) a veces contabiliza una factura en el acreedor incorrecto aunque el número de registro mercantil, el número de IVA y el IBAN sean correctos: el nombre en el XML es el nombre estatutario del registro, no necesariamente el nombre del acreedor tal como figura en los datos maestros del destinatario.

Un punto de atención conocido: en facturas de filiales o fundaciones que forman parte de una organización mayor, la IDR a veces puede reconocer el nombre de la organización matriz en lugar del proveedor real. Esto ocurre cuando el nombre de la organización matriz predomina en la factura.

Si esto ocurre, corrija la factura manualmente e infórmelo a soporte. El equipo de eConnect ajustará el reconocimiento para que las futuras facturas de este proveedor se identifiquen correctamente.

Nota: cada corrección se retroalimenta a la IDR como datos de entrenamiento. El sistema aprende del reporte y reconoce correctamente al proveedor en facturas posteriores.

En el caso de proveedores que forman parte de un grupo con múltiples entidades legales en distintos países (por ejemplo, una sucursal neerlandesa y una danesa de la misma marca), la IDR siempre identifica al proveedor real en función de identificadores (número de registro mercantil, número de IVA o registros locales) y el IBAN, no en función de la preferencia del cliente.

Si el PDF muestra una dirección neerlandesa y/o un IBAN neerlandés, una coincidencia con la sucursal neerlandesa puede ser técnicamente correcta, aunque normalmente contabilice la factura en otra entidad del grupo (por ejemplo, la sucursal danesa). Esa diferencia reside en su propio procesamiento contable o configuración de ERP, no en un error de la IDR.

Esto es distinto del punto descrito anteriormente, en el que la IDR reconoce el nombre de una organización matriz en lugar de la filial real: esa situación trata sobre la dominancia del nombre en la factura, esta sobre una entidad de grupo jurídicamente correcta pero potencialmente inesperada.

No hay opción de autoservicio para cambiar la entidad. No existe ningún ajuste (SampleStore o pista) que permita forzar a la IDR a elegir otra entidad de país o grupo preferida en contra de los identificadores y el IBAN. La solución depende de usted: asigne el proveedor en su sistema ERP a la entidad deseada, o contabilice la factura manualmente en la entidad de grupo correcta.

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