Obligación fiscal de conservación en los Países Bajos: plazos, principio de conversión, archivo digital y normas para e-facturas.
Todo empresario en los Países Bajos está legalmente obligado a conservar facturas y administración. La Belastingdienst impone requisitos sobre la duración, la forma y la accesibilidad de esa conservación. Para las organizaciones que pasan a la e-facturación estas normas son especialmente relevantes, porque confirman que las facturas digitales deben conservarse digitalmente.
En resumen: las facturas se conservan 7 años (10 años en inmuebles) en la forma en que se enviaron o recibieron. Las facturas digitales no se imprimen: se almacenan digitalmente. Las facturas en papel pueden escanearse y conservarse digitalmente (principio de conversión), si el escaneo es correcto y completo.
El plazo estándar de conservación de facturas y datos básicos es de 7 años. Para determinadas categorías aplica un plazo más largo:
El plazo no empieza en la fecha de la factura, sino cuando el valor de actualidad del dato deja de aplicar. Un contrato de leasing de 4 años se conserva primero 4 años como parte de la administración activa; solo después empieza el plazo de 7 años.
Atención: incluso tras el cese de su empresa, la administración debe conservarse para que la Belastingdienst pueda realizar un control final.
La Belastingdienst es clara: conserve las facturas en la forma en que las envió o recibió. Una factura recibida digitalmente (como UBL, Peppol BIS o XML) se almacena digitalmente. Imprimirla y eliminar el archivo digital no está permitido.
Lo contrario también aplica: una factura recibida en papel se conserva en principio en papel, salvo que use el principio de conversión (véase más abajo).
Consejo: si envía o recibe facturas vía eConnect, se archivan automáticamente en digital en la plataforma. Así cumple de inmediato el requisito de forma de la Belastingdienst.
El principio de conversión permite a los empresarios transferir datos de un medio de almacenamiento a otro. Piense en escanear facturas en papel a digital, pasar archivos de un CD-ROM a un USB, o convertir datos a otro formato de archivo.
Tras una conversión válida, el documento original ya no debe conservarse. La versión digital sustituye al original.
La Belastingdienst impone cuatro condiciones a la conversión:
No todos los documentos pueden convertirse. El balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y determinados documentos aduaneros deben conservarse en su forma original.
El Auditfile Financieel es un extracto del libro mayor y lo soportan la mayoría de paquetes contables. Sin embargo, no basta conservar solo el Auditfile: todos los datos detallados subyacentes (facturas, tickets, contratos) deben seguir disponibles.
La Belastingdienst considera administración todos los datos sobre su empresa, independientemente de la forma:
Los mensajes empresariales por correo, WhatsApp, SMS y redes sociales también están bajo la obligación de conservación. En un control deben estar disponibles en la forma que pida el inspector. Si no hay separación entre datos empresariales y privados, también deben conservarse los privados.
La obligación de conservación exige que los archivos digitales sigan consultables durante todo el plazo. En la práctica puede significar conservar hardware o software antiguos si los archivos solo son legibles ahí. Al elegir una solución de archivo conviene trabajar con formatos abiertos ampliamente soportados.
Consejo: las e-facturas estructuradas en formato UBL o Peppol BIS son estándares abiertos que no dependen de software específico. Así cumple más fácilmente el requisito de consultabilidad a largo plazo que con formatos propietarios.
Si su administración la lleva total o parcialmente un contable, asesor u otra oficina, los datos en esa tercera parte también deben conservarse conforme a las mismas normas.
Con una administración incompleta o un plazo demasiado corto, la Belastingdienst puede fijar ella misma su cifra de negocios y beneficio. Si no está de acuerdo con ese cálculo, usted debe demostrar que es incorrecto. Es la inversión de la carga de la prueba, una sanción grave que conviene evitar.
Las normas fiscales de conservación encajan perfectamente con el paso a la e-facturación:
El plazo estándar de conservación de facturas es de 7 años. Para datos sobre inmuebles y datos bajo el régimen de la Unión o de Importación (One Stop Shop) aplica un plazo de 10 años. El plazo empieza cuando el valor de actualidad del dato deja de aplicar, no en la fecha de la factura.
Sí, en virtud del principio de conversión. El escaneo debe ser idéntico en contenido al original, permanecer disponible durante todo el plazo de conservación y ser reproducible. Los rasgos de autenticidad (color, logo, firma) deben almacenarse o compensarse con medidas técnicas como alta resolución.
No, al contrario. La Belastingdienst prescribe conservar las facturas en la forma en que se enviaron o recibieron. Una factura recibida digitalmente (UBL, Peppol BIS o XML) se almacena digitalmente. Imprimirla y eliminar el archivo digital no está permitido.
¿Quiere saber qué datos son obligatorios en una factura? Lea más sobre los requisitos legales de factura.
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