eConnect verarbeitet die folgenden Dateitypen:

ZUGFeRD/Factur-X (hybrides PDF mit eingebettetem XML) wird ebenfalls unterstützt. Die Plattform versucht zunächst, das eingebettete XML zu verarbeiten; ist es nicht valide, wird die PDF-Komponente via OCR verarbeitet.

Reichen Sie Dokumente über die API statt per E-Mail ein? Dann gilt ein höheres Limit von maximal 15 MB pro Datei. Lesen Sie mehr über die Einreichung via IDR-API.

Senden Sie immer eine Rechnung pro Datei. Wenn eine Rechnung mehrere Seiten hat, fassen Sie diese in einer einzigen PDF-Datei zusammen. Die Plattform verarbeitet jede Datei als ein separates Dokument. Enthält ein PDF mehrere Rechnungen, wird die Konvertierungsaufgabe mit der Meldung „Dokument enthält mehrere Dokumente" abgelehnt.

Die Deckblatt-Methode wird nicht unterstützt: Ein selbst hinzugefügtes Deckblatt kann nicht zur Steuerung der Erkennung verwendet werden. Kombinieren Sie außerdem keine mehreren Dokumente in einer PDF-Datei.

Die korrekte Vorgehensweise ist umgekehrt: Reichen Sie zuerst die Originalrechnung ein und reichern Sie dann die erkannte Rechnung in Ihrer eigenen Software mit zusätzlichen Informationen an.

Ausnahme bei Auslagenerstattungen: Bei einer Auslagenerstattung wird manchmal ein Deckblatt verwendet. In diesem Fall erkennt die IDR nur das Deckblatt; das Dokument wird dann als vereinfachte Rechnung behandelt, sodass weniger Daten erkannt werden.

Beachten Sie, dass Bilder in E-Mail-Signaturen und Firmenlogos als Anhänge zählen. Wenn Ihr E-Mail-Programm automatisch ein Logo mitsendet, zählt dies zum Maximum von 50 Anhängen und kann die Klassifizierung beeinflussen. Das System erkennt die meisten Logos automatisch über die Detect-API und filtert sie heraus, aber in einigen Fällen kann ein Logo fälschlicherweise als Dokument verarbeitet werden.

Wenn Sie eine Rechnung mit ergänzenden Dokumenten (Spezifikationen, Lieferscheine, Stundennachweise) in derselben E-Mail senden, werden die ergänzenden Dokumente automatisch als Anhang zur Rechnung hinzugefügt.

Wenn Sie mehrere Rechnungen zusammen mit Anhängen in einer E-Mail senden, kann das System nicht bestimmen, welcher Anhang zu welcher Rechnung gehört. Senden Sie in diesem Fall separate E-Mails pro Rechnung.

PDF-Dateien mit Verschlüsselung, digitaler Signatur oder anderen Einschränkungen können von der OCR-Engine nicht gelesen werden. Diese werden mit der Meldung „Dokument geschützt" abgelehnt. Entfernen Sie den Schutz, bevor Sie die Datei einreichen, oder bitten Sie den Lieferanten um eine ungeschützte Version.

Die PDF-Konvertierung (OCR-Erkennung) ist für Rechnungen verfügbar, die an alle auf der Plattform verfügbaren Organisationen gerichtet sind. Es spielt keine Rolle, ob der Empfänger eine niederländische, belgische oder andere ausländische Organisation ist. Die IDR unterstützt mehr als 200 Sprachen für die Texterkennung, sodass Rechnungen in nahezu jeder Sprache erkannt werden.

Tipp: Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Datei die Anforderungen erfüllt? Senden Sie eine Testrechnung ein und prüfen Sie, ob diese korrekt verarbeitet wird. Bei einem Fehler erhalten Sie eine klare Fehlermeldung mit dem Grund.