UWV je jedním z největších příjemců e-faktur v Nizozemsku a klade specifické požadavky na obsah a strukturu faktur. Přes eConnect můžete faktury UWV odesílat přes Peppol, ale je důležité znát správný peněžní tok, správné číslo OINO a povinná pole. Tento článek vše vysvětluje krok za krokem.

UWV rozlišuje dva peněžní toky, z nichž každý má vlastní číslo OINO a vlastní požadavky na faktury:

Pozor: OINO má vždy 20 číslic, včetně úvodních nul. Pokud vynecháte nuly, faktura nebude doručena.

Při sestavování faktury použijte OINO správného peněžního toku. Pokud si nejste jisti, ke kterému peněžnímu toku Vaše faktura patří, zeptejte se Vaší kontaktní osoby v UWV.

Velký peněžní tok má nejrozsáhlejší požadavky. Vaše faktura musí splňovat tyto náležitosti:

Povinná pole na úrovni dokumentu:

• Číslo nákupní objednávky: číslo objednávky UWV, které jste obdrželi. Maximálně jedno číslo objednávky na fakturu.
• Zákonné údaje faktury: číslo KvK, DIČ a IBAN dodavatele musí být úplně vyplněny.
• Kontaktní údaje dodavatele: Vaše e-mailová adresa a telefonní číslo musí být na faktuře.

Povinná pole na řádku faktury:

• Kód produktu (BuyersItemIdentification): každý řádek faktury musí obsahovat kód produktu, který UWV uvedl v nákupní objednávce.
• Odkaz na řádek objednávky: každý řádek faktury musí odkazovat na příslušný řádek objednávky.

Tip: kódy produktů najdete v nákupní objednávce, kterou jste od UWV obdrželi. Přesně je převezměte, protože odlišné kódy vedou k odmítnutí.

Malý peněžní tok má mírně odlišné požadavky:

Povinná pole na úrovni dokumentu:

• Číslo nákupní objednávky nebo nákladové středisko: vyplňte číslo objednávky z nákupní objednávky UWV, nebo nákladové středisko, pokud číslo objednávky není k dispozici.
• Jméno kontaktní osoby UWV: jméno Vaší kontaktní osoby v UWV musí být na faktuře.

Povinná pole na řádku faktury:

• Čísla řádků objednávky: každý řádek faktury musí odkazovat na příslušný řádek v nákupní objednávce UWV.

Zkontrolujte celkovou částku: celková částka Vaší faktury nesmí být vyšší než částka na příslušné nákupní objednávce. Vyšší částka vede k automatickému odmítnutí.

Pokud od UWV obdržíte nákupní objednávku přes Peppol, můžete ji na platformě eConnect několika kliknutími převést na fakturu. Nazývá se to Order flip. Platforma automaticky převezme údaje objednávky (číslo objednávky, řádky, kódy produktů, částky), takže stačí jen zkontrolovat a odeslat.

Order flip předchází překlepům a zajišťuje, že Vaše faktura přímo splňuje všechny požadavky UWV, protože povinná pole se automaticky přebírají z nákupní objednávky.

Potřebujete opravit fakturu? UWV akceptuje pouze úplné kreditování: zcela kreditujte původní částku a poté vytvořte novou fakturu se správnou částkou. Kreditní faktura musí mít nové, jedinečné číslo faktury.

Pokud Vaše faktura nesplňuje požadavky, obdržíte chybové hlášení se specifickým chybovým kódem UWV. UWV používá vlastní validační pravidla nad rámec standardní validace Peppol/NLCIUS.

Běžné chybové kódy zahrnují UWV001 (chybějící povinná pole jako jméno dodavatele, adresa, DIČ, částky), UWV009 (neplatné číslo objednávky), UWV013 (chybí číslo řádku objednávky) a UWV014 (chybí kód produktu), UWV017 (neplatné číslo objednávky nebo nesoulad s KvK -- invoiceCheck). Při neznámém chybovém kódu kontaktujte support@econnect.eu.

Chcete vědět, jak fungují e-objednávky od UWV? Přečtěte si více o přijímání e-objednávek přes Peppol.