Stavové zprávy jsou mechanismus, pomocí kterého příjemce faktury automaticky oznamuje stav zpracování odesílateli. Přes síť Peppol dodavatel obdrží stavovou zprávu (Invoice Response), která uvádí, zda byla faktura přijata, zpracovávána, schválena nebo zaplacena. eConnect podporuje stavové zprávy od roku 2015.

Princip je jednoduchý: po přijetí e-faktury odešle přijímající organizace Invoice Response zpět odesílateli. Tato zpráva obsahuje stavový kód, který uvádí, v jaké fázi zpracování se faktura nachází.

Zpráva Invoice Response prochází přes tutéž síť Peppol jako původní faktura, ale opačným směrem. Odesílatel zprávu automaticky obdrží ve svém prostředí eConnect a uvidí stav u příslušné faktury.

Tip: abyste jako odesílatel mohli přijímat zprávy Invoice Response, musí být Vaše organizace registrována pro přijímání Invoice Response. To vyžaduje konfiguraci SMP s capabilitou invoiceResponse nastavenou na on.

Každá Invoice Response obsahuje stavový kód, který uvádí fázi zpracování. Stavy tvoří logickou posloupnost, od prvního přijetí po úplnou platbu.

Stavové kódy RE (Rejected) a PD (Fully Paid) jsou konečné stavy: po těchto stavech nenásledují další aktualizace. Ostatní stavy se mohou navzájem následovat podle postupu zpracování.

Následující diagram zobrazuje, jak stavy na sebe navazují, od prvního přijetí po konečné stavy.

Při určitých stavech (zejména UQ a RE) může příjemce uvést důvod, proč je faktura pozastavena nebo zamítnuta.

Kromě důvodu může příjemce uvést i akci, kterou očekává od dodavatele:

Když příjemce odešle Invoice Response, stav se zobrazí u příslušné faktury ve Vašem prostředí eConnect. Změna stavu se obvykle oznámí do tří dnů po úpravě příjemcem.

Stavové zprávy přijímáte automaticky, pokud:

• Vaše organizace je registrována pro přijímání Invoice Response přes SMP
• Příjemce Vaší faktury podporuje proces Invoice Response

Ne všichni příjemci podporují stavové zprávy. Jde o funkci, která je stále více přijímána, ale v současnosti ještě není univerzální.

Kromě Invoice Response existuje také Message Level Status (MLS). Rozdíl je důležitý:

• Invoice Response (stavové zprávy) je zpráva na obchodní úrovni. Odesílá ji přijímající organizace (Roh 4) a týká se obsahového zpracování faktury: je schválena, zamítnuta, zaplacena?
• MLS je zpráva na transportní úrovni. Odesílá ji přijímající Access Point (Roh 3) a týká se technického doručení: byl dokument úspěšně doručen příjemci?

Oba typy zpráv se vzájemně doplňují. MLS Vám oznámí, zda faktura technicky dorazila, Invoice Response Vám oznámí, co s ní příjemce dělá.

Chcete zapnout stavové zprávy pro Vaši organizaci? Kontaktujte podporu pro pomoc s konfigurací capability Invoice Response.

• Co je Peppol a jak síť funguje?
• Registrace v síti Peppol pro odesílání a přijímání
• E-fakturace celosvětově: kde je Peppol povinný?