Hybridní formáty faktur kombinují vizuální PDF se strojově čitelným XML. Jak to funguje, jaké formáty existují a jaké jsou komplikace?
Hybridní faktura kombinuje dva světy v jednom souboru: vizuální PDF, které mohou lidé číst, a strojově čitelnou XML přílohu, kterou je možné automatizovaně zpracovat. To dělá hybridní formáty obzvláště vhodnými pro přechodnou fázi k plné e-fakturaci, kdy ještě ne všichni příjemci zpracovávají automatizovaně.
Hybridní faktura je technicky PDF/A-3 dokument. PDF/A-3 je archivační varianta PDF, která umožňuje vkládat libovolné soubory jako přílohy. V případě hybridní faktury je touto přílohou strukturovaný XML soubor se všemi údaji faktury.
Příjemce může dokument zpracovat dvěma způsoby:
Vizuálně. Otevřít PDF a přečíst si fakturu, vytisknout ji nebo archivovat, přesně jako tradiční PDF fakturu.
Automatizovaně. Vyčíst vložený XML a automaticky ho zpracovat v účetním nebo ERP systému, bez OCR nebo ručního zadávání.
Toto odlišuje hybridní formáty od běžného PDF (pouze vizuální, ne strukturované) i od čistého XML formátu jako UBL nebo CII (pouze strojově čitelné, ne vizuální).
Existuje více hybridních formátů faktur, každý s vlastním původem a vlastními technickými volbami. Společné mají princip PDF/A-3; liší se v XML schématu, které je vloženo.
Factur-X (Francie) a ZUGFeRD (Německo) jsou dva názvy pro stejný formát. Vložený XML používá CII schéma od UN/CEFACT a je (od profilu EN 16931) plně v souladu s evropskou normou. Factur-X zná pět profilů, které se liší v množství strukturovaných dat, od minimálních základních údajů po plně rozšířený model.
Factur-X je dominantní hybridní formát v Evropě. Ve Francii je jedním ze šesti povinných formátů v rámci reformy CTC. V Německu a Rakousku je ZUGFeRD široce adoptován. Formát má navíc vlastní Peppol DocumentTypeId, díky čemuž ho lze přímo odeslat přes síť Peppol.
Více: Factur-X / ZUGFeRD: hybridní formát faktur
ISDOC.PDF je česká varianta hybridního konceptu. Místo CII používá národní ISDOC XML jako vloženou přílohu. Formát není nativně EN 16931 kompatibilní a nemá vlastní Peppol DocumentTypeId. Pro přeshraniční použití je potřeba konverze na UBL.
ISDOC.PDF je relevantní zejména pro český a slovenský trh, kde ho široce podporuje místní účetní software. Mezinárodně je neznámý; obchodní partneři mimo tento region očekávají UBL nebo CII.
Více: ISDOC: český standard pro e-fakturaci
Hybridní formáty řeší praktický problém. Přechod na plně strukturovanou e-fakturaci (čisté XML) probíhá postupně. Ne každý příjemce už dokáže zpracovat XML, ale zároveň odesílatelé chtějí svůj fakturační proces už automatizovat.
Hybridní faktura nabízí to nejlepší z obou světů: odesílatel může plně strukturovaně fakturovat (XML obsahuje všechny údaje), zatímco příjemce si v případě potřeby může fakturu jednoduše přečíst jako PDF. Jakmile příjemce dokáže automatizovaně zpracovávat, data jsou přímo dostupná bez úprav na straně odesílatele.
Všechny hybridní formáty dodržují stejnou technickou strukturu:
┌─────────────────────────────────┐
│ PDF/A-3 kontejner │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Vizuální PDF stránky │ │
│ │ (layout faktury) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ XMP metadata │ │
│ │ (popisuje přílohu) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │ Vložený XML soubor │ │
│ │ (CII, ISDOC, ...) │ │
│ └───────────────────────────┘ │
└─────────────────────────────────┘
Tři vrstvy jsou:
Hybridní formáty přinášejí specifické výzvy, které u čistých XML formátů nevznikají.
Konzistentnost PDF versus XML. PDF a vložený XML musí obsahovat stejné informace. V praxi mohou vzniknout nesoulady: částka v PDF se může lišit od částky v XML, například kvůli zaokrouhlovacím rozdílům nebo chybám při generování. Otázkou pak je, který zdroj je směrodatný. Při automatizovaném zpracování je to vždy XML; při sporech může PDF verze způsobit zmatení.
Profily a zpracovatelnost. U Factur-X/ZUGFeRD profil určuje, kolik informací je v XML. Nižší profily (Minimum, Basic WL) obsahují příliš málo dat na úplné automatizované zpracování. Příjemce, který dostane pouze profil Minimum, nemůže XML použít k kompletnímu zaúčtování faktury a musí přesto konzultovat PDF.
Validace. Kromě validace XML schématu musí být u hybridních formátů správná i struktura PDF/A-3. Vložení XML souboru musí odpovídat specifikaci PDF/A-3 včetně správných XMP metadat a typu relace (af:relationship). To přidává další validační vrstvu.
Interoperabilita u národních formátů. Formáty jako ISDOC.PDF, které používají vlastní národní XML schéma (místo CII nebo UBL), nejsou přímo vyměnitelné s evropskými obchodními partnery. Konverze je potřeba, ale probíhá na vloženém XML, ne na PDF kontejneru. Po konverzi je výsledkem typicky samostatný UBL soubor, čímž se hybridní charakter ztrácí.
Velikost souboru. Hybridní faktura je větší než samostatný XML soubor, počet obsahuje vizuální PDF i XML. Pro jednu fakturu je to zanedbatelné, ale při dávkovém zpracování tisíců faktur denně může být rozdíl relevantní.
eConnect podporuje všechny běžné hybridní formáty faktur. Přijaté hybridní dokumenty se automaticky zpracovávají přes vložený XML, bez ohledu na to, zda jde o Factur-X, ZUGFeRD nebo ISDOC.PDF. Vizuální PDF se uchovává jako příloha.
PSB dokáže hybridní formáty i transformovat na Peppol BIS Billing V3 a další podporované formáty. PSB přitom extrahuje vložený XML, transformuje ho na požadovaný výstupní formát a směruje dokument k příjemci. Funguje to i naopak: UBL fakturu lze transformovat na hybridní formát, pokud to příjemce očekává.
Pozoruhodné je, že PSB API tyto formáty dokáže přímo přijmout a zpracovat. Dodavatelé softwaru, kteří již fakturují ve Factur-X nebo ISDOC, mohou své existující dokumenty poslat přímo do API bez předchozí konverze. PSB se o transformaci postará automaticky. To dělá pro softwarové partnery například v Česku nebo ve Francii mimořádně snadné připojit se přes eConnect k síti Peppol.
Podívejte se na Transform API
Validujte Vaši fakturu