Conrad Benelux e-factureert succesvol met econnect - Zweden en Denemarken volgen
Continu kijken hoe processen beter kunnen, dat is waar Kelly Soijo, Head of Quality & Procesmanagement, en tevens Head of Operational Customer Care, bij technische webshop Conrad zich onder andere mee bezig houdt. Of dat nu is op logistiek gebied of binnen SAP, Kelly en haar Q&P-team monitoren en regelen het. Zo ook e-facturatie! Mede gestimuleerd door de verplichting van de overheid om e-facturen te kunnen ontvangen, ging ook bij Conrad het Peppol-balletje rollen.
“We hadden weleens van Peppol en Mercurius (red. e-factuurportaal van de Belgische overheid) gehoord, maar dachten toen dat het wel los zou lopen.”, vertelt Kelly. Toen de verplichtstelling voor overheden om e-facturen te kunnen ontvangen eenmaal een feit was, werd het serieuzer. “Al merken we nog steeds dat er overheidsinstellingen zijn die liever een pdf-factuur ontvangen dan een e-factuur. Of soms zelfs nog een papieren factuur!”, zegt Kelly enigszins verbaasd.
De overstap naar eConnect
Om e-facturen te kunnen versturen gaat Conrad in 2018 dan ook enthousiast aan de slag om e-facturatie intern mogelijk te maken. In eerste instantie met een andere partij, maar dit proces liep lastiger dan verwacht. “We zijn uiteindelijk twee jaar bezig geweest om het voor elkaar te krijgen, maar het lukte niet om het juiste bestand te genereren. Het werd te complex! En afgelopen maand hebben we dan ook de stekker eruit getrokken.“, vertelt Kelly. In de tussentijd is Kelly op zoek naar een alternatief en al googelend komt ze uit bij eConnect. In eerste instantie gaat het om slechts enkele facturen, dus die konden via het platform eenvoudig handmatig worden verstuurd. “Het aanmaken van een account ging echt heel snel. Het werkte heel smooth and easyen bovendien is het versturen van e-facturen gratis!”, zegt ze enthousiast.
Implementatie
De wens was er wel om dit verder te automatiseren en niet meer elke e-factuur handmatig te hoeven versturen. En omdat de ervaringen met het platform zo positief waren, werd er samen met eConnect gekeken naar een juiste oplossing. En die kwam er! In SAP, de software waar Conrad mee werkt, wordt aangegeven dat een factuur via Peppol verstuurd moet worden. SAP genereert vervolgens het juiste bestand en zet deze automatisch op een sftp-server. Via de Procurement Service Bus (PSB) van eConnect wordt elke 15 minuten gecheckt of er een e-factuur klaarstaat om te verzenden. “Ik ben bewust buiten dit proces gebleven en heb onze technische afdeling direct met die van eConnect laten schakelen. Ik wil daar niet tussen zitten!”, vult Kelly aan.
Waar kan het beter?
Het hoofdkantoor van Conrad bevindt zich in Hirschau, een klein plaatsje in Beieren (Duitsland) met zo’n 5600 inwoners. Het Nederlandse kantoor is te vinden in Oldenzaal, waar 65 medewerkers actief zijn voor Conrad Benelux. Veruit de meeste werken op de marketingafdeling, maar er is ook een eigen klantenservice, waar Kelly sinds kort ook Head of Operational Customer Care is. Het Quality & Procesmanagement team bestaat uit leden met ieder hun eigen specialisme, zoals SAP, logistiek of e-procurement.
Positief bericht uit Duitsland
Ondertussen is Kelly al een tijdje aan het lobby’en geweest om interesse te wekken voor Peppol op het hoofdkantoor in Duitsland. En afgelopen jaar krijgt ze bericht uit Duitsland: “De eerste klant had zich bij de Duitse klantenservice gemeld met het verzoek om een e-factuur via Peppol. En toen werd het interessant voor ze, want het ging om één van hun grote klanten.”
Vanuit Nederland naar Zweden en Denemarken
Conrad Zweden en Denemarken zijn op dat moment ook bezig om een connectie met Peppol voor elkaar te krijgen met een van hun nationale aanbieders, maar ook dat verloopt moeizaam. “Omdat ik inmiddels druk bezig was om de Peppol-connectie via eConnect te realiseren, kreeg ik steeds meer kennis. Waarom gaat het bij eConnect zo simpel en makkelijk en waarom is het zo complex voor Zweden en Denemarken?”, vroeg Kelly zich af. Samen met de directie in Zweden wordt alle informatie naast elkaar gelegd en die reageren enthousiast. “Ik kon een offerte opvragen bij eConnect en als dat interessant is, dan zouden ze ook in zee gaan met eConnect.” Inmiddels is de implementatie bij Conrad Zweden in volle gang en volgt Denemarken in een later stadium.
Trots op haar team
Kelly werkt inmiddels zo’n 17 jaar bij Conrad. Ze is begonnen bij de Customer Care afdeling en werkte zich de laatste jaren op naar Head of Quality & Procesmanagement, waar ze een team van processpecialisten mag aansturen en sinds december is ze ook verantwoordelijk voor de Operational Customer Care afdeling. Ze gebruikt bewust het woord aansturen, omdat het draait om samenwerken en niet om managen. En daar is ze uiteraard supertrots op: “We hebben een team en dat staat als een huis! We zijn ontzettend goed op elkaar ingespeeld en weten wat we aan elkaar hebben.“ Kelly weet wat ze wil en wat ze zoekt in haar Q&P-team: “Alle mensen in het Quality en Procesmanagement team heb ik zelf geselecteerd, eigenlijk komt iedereen van de klantenservice afdeling van Conrad. We hebben weleens medewerkers van buitenaf gehad, maar je merkt toch dat dat minder goed werkt gezien het echt maatwerk is. We werken met zoveel verschillende systemen en de materie is soms zo complex. Daar hebben we gewoon de juiste mensen met kennis van de organisatie voor nodig!”
“Niks is ons teveel”
Kelly is blij met de samenwerking en de woorden die Johan Schaeffer, oprichter van eConnect aan het begin van de samenwerking zei, staan haar nog bij: “Niks is ons teveel en we zijn bereid om grenzen op te zoeken.” Dat was precies waar ze naar op zoek waren. “Bij eConnect had ik gewoon een goed gevoel. Ze zijn flexibel en denken echt met ons mee.” Plannen voor de toekomst zijn er genoeg: “Het grote voordeel van eConnect is dat het ook mogelijkheden biedt voor de toekomst. Alles is mogelijk!”, vult ze aan.
Nog een laatste tip
Kelly heeft nog een laatste tip voor andere bedrijven die ook willen gaan e-factureren: “Ga niet zelf op zoek naar kennis, maar haal de kennis in huis. Als je gaat zoeken, dan word je overspoeld met informatie, dat al snel te technisch wordt. Laat je adviseren en vertrouw op de kennis van specialisten!”