Poľsko vytvorilo národnú platformu pre e-fakturáciu: KSeF (Krajowy System e-Faktur). Ide o clearance systém, v ktorom sa faktúry nahrávajú a schvaľujú daňovým úradom pred tým, než sa dostanú k príjemcovi. Systém sa stal postupne povinným a v súčasnosti platí pre väčšinu poľských firiem.

Zavádzanie prebieha v troch fázach:

Všetci platcovia DPH musia vedieť faktúry KSeF prijímať od 1. februára 2026, bez ohľadu na to, kedy sú sami povinní cez KSeF odosielať.

Tip: do konca 2026 sa neukladajú žiadne pokuty za chyby spôsobené KSeF. To dáva firmám priestor na nastavenie systému bez priameho rizika.

KSeF je systém pre-clearance. To znamená, že faktúra sa najprv nahrá na platformu KSeF, kde daňový úrad faktúru skontroluje a pridelí jej jedinečné referenčné číslo KSeF. Až potom je faktúra platná a dostupná pre príjemcu.

Postup v krokoch:

1. Odosielateľ vytvorí faktúru v povinnom formáte FA_VAT XML (schéma FA(3))
2. Faktúra sa nahrá do KSeF
3. KSeF skontroluje faktúru a pridelí referenčné číslo
4. Príjemca stiahne faktúru z KSeF alebo ju prijme cez svoj Access Point

Nie vždy je k dispozícii stabilné internetové pripojenie. Preto KSeF ponúka režim Offline24: faktúry sa smú vystaviť offline a najneskôr nasledujúci pracovný deň nahrať do KSeF. Offline faktúry dostanú UPO-PDF s QR kódom Offline ako dočasný doklad.

Popri KSeF existuje PEF (Platforma e-Faktur), teda Peppol trasa pre e-fakturáciu v Poľsku. Oba systémy existujú vedľa seba:

Pre tuzemské poľské B2B faktúry je KSeF povinná trasa. Pre cezhraničné faktúry (napríklad z Holandska do Poľska) sa môže použiť Peppol.

KSeF vyžaduje formát FA_VAT XML (schéma FA(3)), ktorý je špeciálne navrhnutý pre poľský systém. Tento formát podporuje prílohy a má povinný QR kód.

Pre technické pripojenie ku KSeF potrebujete certifikáty: dva sety súborov .key a .crt na jednu firmu (jeden pre online, jeden pre offline použitie), vrátane šifrovania a správy viacerých organizácií. Tieto certifikáty vydáva poľský daňový úrad.

Dôležité: certifikátové súbory nikdy neposielajte bežným e-mailom. Outlook blokuje súbory .key a .crt. Použite bezpečný kanál.

eConnect ponúka overenú integráciu s KSeF v produkcii, v súčasnosti s dvoma operatívnymi zákazníkmi (prichádzajúce aj odchádzajúce, online aj offline režimy overené), pre zákazníkov, ktorí posielajú faktúry do Poľska alebo z Poľska:

• Onboarding KSeF: eConnect Vás sprevádza procesom onboardingu vrátane nastavenia certifikátov a konfigurácie dávkového spracovania.
• Dávkové spracovanie: na predchádzanie rate limitingu eConnect spracováva faktúry v dávkach (nastaviteľný interval)
• Referenčné číslo KSeF: po clearance sa referenčné číslo KSeF vráti späť do Vášho ERP systému
• Číslo NIP: Vaše poľské číslo DPH (NIP) sa priradí k Vašej organizácii v platforme eConnect

Ak fakturujete z Holandska poľskému príjemcovi, môžete tiež použiť trasu Peppol (PEF). eConnect smeruje automaticky na základe identifikátora príjemcu.

Chcete nastaviť integráciu s KSeF cez eConnect? Kontaktujte náš tím.