Hoe zorg ik ervoor dat mijn leveranciers e-facturen gaan sturen?

In een wereld waarin alles steeds verder wordt gedigitaliseerd is het een logische stap om ook de financiële administratie makkelijker, sneller en efficiënter te verwerken.  De manier om dit te realiseren is via e-facturatie. E-facturen kunnen volledig automatisch in het boekhoudpakket worden ingelezen en verwerkt. Orders en verplichtingen worden perfect tegen de factuur afgeletterd, wat zorgt voor een vlekkeloos procurementproces. De e-factuur is volgens een vaste structuur opgebouwd. Daarom is een e-factuur vanuit financiële systeem van de verzender elektronisch te verwerken in de boekhoudsoftware van de ontvanger. Handmatige verwerkingen behoren daarmee tot het verleden.

Onboarding: e-factureren doe je samen met je leveranciers

Om de voordelen van e-facturatie maximaal te benutten is het van belang om de stroom inkomende e-facturen op gang te brengen. Je bent daarbij grotendeels afhankelijk van je leveranciers; zij zullen hun verzendmethode moeten aanpassen en in plaats van de gebruikelijke papieren- en PDF-facturen over moeten stappen op e-facturatie. Het activeren en ondersteunen van leveranciers om over te stappen op e-facturatie  wordt ook wel onboarding genoemd.

Waarom is onboarding belangrijk?

Onboarding is een cruciaal onderdeel voor een succesvolle implementatie van e-facturatie in de organisatie. Zolang je nog PDF- en papieren facturen van leveranciers ontvangt, benut je als  organisatie niet alle voordelen die met e-facturatie behaald kunnen worden. Samenvattend: het technisch gereed maken van de organisatie voor het ontvangen en verwerken van e-facturen is stap één; ervoor zorgen dat je  daadwerkelijk e-facturen ontvangt is stap twee.

Onboarden? Hoe dan?

Het voorlichten en informeren van alle leveranciers is een essentieel onderdeel van onboarden. In deze communicatie neem je de leverancier stap voor stap mee in het activatieproces voor e-facturatie. De informatie bevat een aantal essentiële onderdelen:

  • Wat is een e-factuur?
  • Waarom wil je e-facturen ontvangen?
  • Wat zijn de voordelen van e-factureren?
    • voor de leverancier en
    • voor je eigen organisatie
  • Op welk e-facturatieadres bent je bereikbaar?

Een voorbeeld in de praktijk is de informatie met betrekking tot e-facturatie op de website van het Zorginstituut Nederland. Zij stappen volledig over op e-factureren.

WeConnect®: de sleutel tot succes voor e-facturatie

De vijf stappen van Leveranciersonboarding

De vijf stappen van WeConnect®Leveranciersonboarding

In de praktijk blijkt het onboarden van leveranciers vaak een lastig en tijdrovend proces. eVerbinding heeft dé oplossing om dit proces soepel en snel te laten verlopen: WeConnect®. Dit is een unieke aanpak waarbij grote aantallen leveranciers in korte tijd geactiveerd worden, van bakker op de hoek tot corporate-organisatie.

Met WeConnect® wordt een scan van je organisatie gemaakt. In hoeverre is deze  klaar voor e-facturatie. De scan bevat een analyse van het volledige leveranciersbestand; van iedere leverancier wordt de optimale verzendmethode bepaald. Daarnaast worden een aantal leveranciers van de opdrachtgever geïnterviewd. Op basis van de ratings en de interviews wordt een volledige analyse opgeleverd, die de basis is voor het ‘beleidsadvies op maat’.

Het beleidsadvies bevat een pakket aan maatregelen en incentives, met als doel een maximaal aantal leveranciers te onboarden. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Verplichtstelling van e-facturatie in leveringsvoorwaarden;
  • Een deadline voor de invoering (intern en extern);
  • Een informatiebijeenkomst voor leveranciers;
  • Toezeggingen over betaaltermijnen.

Na vaststelling van het beleidsadvies door de organisatie worden leveranciers door middel van een korte enquête benaderd en stap voor stap meegenomen in het activatieproces.

Zo wordt het voor leveranciers direct inzichtelijk  hoe  ze kunnen voldoen aan de wens om over te stappen op e-facturatie. Veelal kan worden volstaan met een duidelijke instructie, maar ook telefonische benadering en ondersteuning van leveranciers is soms nodig. De WeConnect® activatiedesk ontzorgt je organisatie hierin volledig.

We zorgen dat elke leverancier op maat benaderd en effectief geholpen wordt. We maken duidelijk hoe de leverancier kan beginnen met e-facturatie en nemen hem mee in de overwegingen en voordelen van e-facturatie. De onboarding van een leverancier is pas volledig als je de eerste e-factuur van deze leverancier hebt ontvangen.

Aan de slag met leveranciersonboarding?

Ben je geïnteresseerd in leveranciersactivatie? Neem dan gerust contact met ons op!