Foutmeldingen bij facturen insturen

Wanneer een ingestuurde factuur niet verwerkt kan worden, ontvang je een foutmelding per e-mail op het adres waarvandaan je de factuur hebt verstuurd. Hieronder vind je een overzicht van de meest voorkomende foutmeldingen met per melding de oorzaak en de oplossing.

Foutmeldingen bij aanlevering

Deze foutmeldingen krijg je direct na het versturen van de e-mail, nog voordat het document door de IDR wordt verwerkt. Het gaat om problemen met de e-mail zelf of met het bestandsformaat.

Melding

Betekenis

Oplossing

Geen (geldige) bijlage(n) / "Verwerking is niet mogelijk"

De e-mail bevat geen bijlagen, de bijlagen zijn in een formaat dat niet wordt ondersteund, of een bijlage is groter dan 10 MB. Gebruik PDF, XML, JPEG, JPG, PNG of BMP. Bestanden kleiner dan 10 KB worden genegeerd. Een te grote PDF kan als niet-verwerkbaar wegvallen zonder de expliciete limietmelding te tonen.

Controleer of je de factuur als bijlage hebt meegestuurd, of het bestandsformaat wordt ondersteund, en of het bestand kleiner is dan 10 MB

Te veel bijlagen

De e-mail bevat meer dan 50 bijlagen. Dit maximum is ingesteld om de verwerking betrouwbaar te houden.

Verdeel de facturen over meerdere e-mails met elk maximaal 50 bijlagen

Bestandsgrootte overschrijdt limiet

Een individueel bestand is groter dan 10 MB, of de totale e-mail is groter dan 35 MB.

Verklein het bestand (bijvoorbeeld door de PDF te comprimeren) of verdeel de facturen over meerdere e-mails

Je bent geen vertrouwde afzender

Het adres of domein staat niet op de whitelist, of de e-mail is niet via SSL/TLS verstuurd terwijl "Accepteer alleen veilige e-mailadressen" aan staat

Voeg de afzender toe via de Email Receiver, of controleer de beveiligingsinstelling

Document beveiligd

De PDF is beveiligd met encryptie, een digitale ondertekening of andere restricties, waardoor de tekst niet kan worden gelezen.

Verwijder de beveiliging van het PDF-bestand, print het document opnieuw naar PDF (bijvoorbeeld met Microsoft Print to PDF) of vraag de leverancier om een onbeveiligde versie te sturen

PDF-formulier (interactieve formuliervelden)

De PDF bevat interactieve formuliervelden (AcroForm/XFA) in plaats van platte tekst, waardoor de inhoud niet kan worden uitgelezen.

Open het document en print het opnieuw naar PDF (bijvoorbeeld met Microsoft Print to PDF), en stuur de nieuwe, platte PDF opnieuw in

Fout opgetreden tijdens verwerking

Er is een technische fout opgetreden. Het document wordt automatisch binnen 24 uur (op werkdagen) opnieuw aangeboden.

Wacht af. Als het document na 24 uur nog niet is verwerkt, neem dan contact op met support

Foutmeldingen bij verwerking (conversie)

Onderstaande meldingen krijg je nadat het document is aangeleverd en de IDR het heeft geprobeerd te verwerken. Hierbij gaat het om de inhoud of het type van het document.

Voor een uitgebreider overzicht met alle afkeurredenen, achtergronduitleg en de stappen om het op te lossen, lees Conversietaak afgekeurd, wat nu?.

Melding

Betekenis

Oplossing

Er ontbreken essentiële elementen

Essentiële gegevens niet vast te stellen (bijv. factuurnummer, datum, bedrag of andere verplichte velden)

Controleer of de factuur compleet is

Documenttype is onjuist

Geen factuur of order (bijv. offerte, pakbon, AV)

Stuur alleen facturen in; andere documenten als bijlage meesturen

Herinnering of betaalverzoek

Document herkend als herinnering

Stuur de oorspronkelijke factuur in

Document onleesbaar

Document is niet leesbaar (bijv. te lage resolutie, slechte belichting, beschadigd bestand of blanco pagina)

Controleer het bronbestand en stuur een leesbare versie in

Document bevat meerdere documenten

Meer dan één factuur in één PDF

Splits naar één factuur per bestand

Document herkend als logo

Afbeelding uit e-mailhandtekening

Doorgaans correct gefilterd; bij fout: stuur als PDF

Self-billing factuur

Verkeerde receiver (inkoop vs. verkoop)

Stuur naar het juiste e-mailadres

Tip: controleer bij herhaalde foutmeldingen eerst de voorwaarden bij het insturen. Veel problemen zijn te voorkomen door de juiste bestandsformaten en limieten aan te houden.

Veelgestelde vragen

Wat als ik een verkooporder heb ingestuurd in plaats van een factuur?

Het platform accepteert verkooporders niet als factuur. Alleen facturen worden verwerkt — en inkooporders, met orderherkenning in bèta. Een verkooporder, offerte, pakbon of orderbevestiging is geen factuur en wordt niet als zodanig verwerkt.

Verschijnt de melding "Documenttype is onjuist"? Controleer dan of het ingestuurde document inderdaad een factuur is.

Oplossing:

Vraag de leverancier een correcte factuur in te sturen — bij voorkeur een geldige UBL-factuur, geen order.
Een verkooporder, offerte of orderbevestiging is geen vervanging voor een factuur en moet opnieuw als factuur worden aangeleverd.

Waar ontvang ik foutmeldingen als mijn factuur niet verwerkt kan worden?

Foutmeldingen worden per e-mail verstuurd naar het adres waarvandaan je de factuur hebt ingestuurd. Zorg ervoor dat dit adres een werkende mailbox heeft waarop iemand de berichten leest. Bij een vertrouwde afzender kun je een apart contact e-mailadres instellen voor foutmeldingen.

Wat moet ik doen bij de foutmelding "Document bevat meerdere documenten"?

Deze melding betekent dat het PDF-bestand meer dan één factuur bevat. Splits het bestand zodat elke factuur in een apart PDF-bestand staat en stuur de bestanden opnieuw in. Een factuur van meerdere pagina's mag wel in één PDF.

Wordt een mislukte factuur automatisch opnieuw aangeboden?

Alleen bij de foutmelding "Fout opgetreden tijdens verwerking" wordt het document automatisch binnen 24 uur op werkdagen opnieuw aangeboden. Bij alle overige foutmeldingen moet je het probleem zelf oplossen en het document opnieuw insturen.

Wil je begrijpen hoe het volledige conversieproces werkt? Lees Conversietaak: het proces van begin tot eind.

Neem contact op met support

Gerelateerd

Voorwaarden bij het insturen van facturen

Conversietaak afgekeurd, wat nu?

Conversietaak: het proces van begin tot eind

Inkoopfacturen insturen per e-mail