Werk je met meerdere administraties binnen je organisatie? Met administratiedetectie hoef je geen apart e-mailadres per administratie te beheren. Het platform herkent op basis van factuurgegevens bij welke administratie een document hoort.

Administratiedetectie is relevant als je:

• meerdere administraties of organisaties in één eConnect-omgeving beheert
• één centraal instuuradres wilt gebruiken in plaats van per administratie een apart adres
• facturen ontvangt die visueel aan verschillende entiteiten binnen je concern zijn geadresseerd

De functie werkt voor PDF-facturen die via de IDR worden verwerkt. Een native e-factuur (UBL) met een verkeerde ontvanger herschrijft eConnect niet: de verzender corrigeert de bron.

Administratiedetectie en multiparty conversie zijn dezelfde functie. De IDR bepaalt voor welke administratie binnen het account een PDF-factuur bestemd is. Identifiers (BTW-nummer, KvK-nummer) hebben de hoogste prioriteit. Pas als die ontbreken, kijkt het systeem naar naam, stad en postcode. De mogelijke administraties moeten van tevoren in het account staan en compleet zijn ingevuld.

Administratiedetectie en multiparty conversie zijn twee namen voor dezelfde routering. Je schakelt ze samen in:

• Feature pack van het abonnement, tab IDR Features, optie Allow multi party for IDR conversion.
• Op de Email ontvanger: Conversie voor meerdere organisaties. Alleen receivers met deze optie aan doen mee; overige receivers blijven standaard werken.

Minimaal Professional, en de functie wordt apart benoemd in het contract. Na conversie naar XML levert het platform het document af in het juiste postvak.

Voor organisaties met complexe structuren (bijvoorbeeld vastgoedbeheerders met tientallen panden) kun je aliassen instellen per administratie. Een alias is een alternatieve naam die op de factuur kan voorkomen en die het systeem aan de juiste administratie koppelt.

Een voorbeeld: een vastgoedbeheerder heeft administraties per gebouw. De leverancier adresseert de factuur aan "Kantoorgebouw De Toren". Via een alias weet het platform dat dit bij administratienummer 4523 hoort.

De administratieblokken (CustomerParty) in het IDR-scherm worden gevuld vanuit een BuyerGroup. Een BuyerGroup wordt door eConnect Support aangemaakt op accountniveau. Het platform verzamelt de gegevens van alle organisaties in het account en stuurt deze naar de BuyerGroup in de IDR.

Als een IDR-groep grijs is of niet correct is gevuld, controleer dan of alle organisatiegegevens compleet zijn (straatnaam, postcode, stad, land). Bij onvolledige gegevens kan de BuyerGroup opnieuw worden aangemaakt zodat bijgewerkte informatie naar de IDR wordt doorgestuurd.

Multiparty conversie is niet standaard onderdeel van een account en vereist een abonnement met multiparty in de feature pack.

Inschakelen: activeer multiparty via de Email ontvanger-instellingen. Bij activatie wordt automatisch een IDR-groep aangemaakt met alle organisaties in je account. Voeg je later een nieuwe organisatie toe, dan wordt deze automatisch aan de bestaande IDR-groep toegevoegd.

De selectie verloopt in twee fases:

Fase 1: IDR-herkenning

De IDR doorzoekt het PDF-document in twee stappen:

1. Identifier matching (hoogste prioriteit): de IDR zoekt naar identifiers zoals BTW-nummers en KvK-nummers die overeenkomen met een organisatie in de groep. Bij een exacte match wordt die organisatie direct geselecteerd.
2. Zachte matching: als geen identifier wordt gevonden, kijkt de IDR naar organisatienaam, stad en postcode. Bij precies één match volgt automatische selectie. Bij meerdere matches gaat het document naar Quality Control voor handmatige verificatie.

Fase 2: platformroutering

Na ontvangst van de XML van de IDR kijkt het platform naar het veld AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID. Komt deze waarde overeen met een organisatie in het platform, dan wordt de factuur daar geplaatst. Bij geen overeenkomst valt de factuur terug op de organisatie die eigenaar is van de emailreceiver.

Tip: zorg voor volledige identifier-gegevens (BTW-nummer, KvK-nummer) bij alle organisaties. Houd namen, adressen en postcodes up-to-date voor de meest betrouwbare matching.

Bij meerdere zachte matches (naam, stad en postcode) gaat het document naar Quality Control voor een handmatige keuze binnen het account. Is er geen match, dan blijft de factuur bij de organisatie die eigenaar is van de emailreceiver. Een onzekere keuze wordt niet stilzwijgend op een andere administratie gezet.

Je stelt administratiedetectie in via de Email ontvanger:

1. Open Email ontvanger in het platform.
2. Maak een nieuwe afzender aan of bewerk een bestaande.
3. Schakel Conversie voor meerdere organisaties in.
4. Activeer de afzender (status Actief).

Voor multiparty conversie activeer je de multiparty-instelling in dezelfde Email ontvanger-configuratie.

Administratiedetectie vereist het Professional-abonnement of hoger, de feature-pack-optie Allow multi party for IDR conversion en de receiver-optie Conversie voor meerdere organisaties. Bij Basis en Factuurportaal is deze functie niet beschikbaar.

Stel de Email ontvanger in om administratiedetectie te activeren.