Hoe eConnect dubbele facturen herkent en tegenhoudt, en hoe je een tegengehouden factuur alsnog kunt doorzetten.
Het platform herkent automatisch wanneer dezelfde factuur meer dan één keer binnenkomt, ook als de factuur via verschillende kanalen is aangeleverd. De eerste factuur wordt verwerkt, volgende exemplaren worden tegengehouden als duplicaat. Zo voorkom je dat je dezelfde factuur twee keer boekt.
Het platform vergelijkt drie kenmerken om te bepalen of een factuur een duplicaat is:
Als alle drie overeenkomen met een eerder ontvangen factuur, wordt het document gemarkeerd als duplicaat en niet doorgestuurd naar je boekhoudsoftware.
De duplicaatdetectie werkt over alle kanalen heen. Als dezelfde factuur zowel via Peppol als per e-mail als PDF binnenkomt, herkent het platform dit als duplicaat. De eerste versie wordt verwerkt, de volgende wordt tegengehouden.
Dit is vooral relevant voor organisaties die facturen via meerdere kanalen ontvangen. Een leverancier die een factuur zowel per e-mail als via Peppol verstuurt, levert hierdoor geen dubbele boeking op.
Soms is een als duplicaat gemarkeerde factuur toch een origineel. Dit kan voorkomen als twee verschillende facturen toevallig hetzelfde factuurnummer hebben, of als je bewust dezelfde factuur opnieuw wilt verwerken.
In het platform kun je een tegengehouden duplicaat alsnog doorzetten door het document te markeren als "Als origineel markeren". De factuur wordt dan verwerkt alsof het een nieuw document is.
Een duplicaat kan ongedetecteerd blijven als het factuurnummer bij de tweede aanlevering anders wordt herkend. Dit kan voorkomen als de factuur via een ander kanaal binnenkomt met een afwijkende opmaak of scan, waardoor de OCR-herkenning het factuurnummer net anders interpreteert. Dit is een inherente beperking bij herkenning op PDF-documenten.
Tip: ontvang je regelmatig duplicaatmeldingen? Controleer of je leverancier de factuur niet via meerdere kanalen tegelijk verstuurt (bijvoorbeeld zowel per e-mail als via Peppol). Spreek af via welk kanaal de factuur wordt aangeleverd.
Een melding "duplicaat" is niet altijd een platformduplicaat. Het platform herkent een duplicaat uitsluitend bij een exacte match op leverancier-ID, factuurnummer en factuurdatum samen. Wijkt de factuurdatum af, dan markeert het platform de factuur niet als duplicaat.
Je boekhoudsoftware kan een factuur daarna nog altijd zelfstandig weigeren, bijvoorbeeld met een foutmelding dat het factuurnummer al bestaat. Dat is een weigering aan de kant van de boekhoudsoftware, geen platformduplicaat: bij Unit4 ERPx bijvoorbeeld geeft [U4BadRequest]: Invoice number already exists aan dat het factuurnummer daar al geregistreerd staat, ook als de factuurdatum verschilt. Zo'n weigering leidt tot een workflow-taak op het platform, niet tot de status "Dubbele" in het Postvak IN.
Lees meer over ERP-specifieke foutmeldingen in ERP-troubleshooting.
Wil je meer weten over hoe facturen worden verwerkt? Lees Conversietaak: het proces van begin tot eind.
Bekijk je conversietaken