Exact is een van de meest gebruikte koppelingen met eConnect. Exact Online koppelt via de Autopilot: inkoopfacturen worden automatisch verwerkt en geboekt in je administratie. De Digitale Brievenbus zorgt ervoor dat inkoopfacturen direct in Exact Online beschikbaar zijn.

Zorg dat je het volgende klaar hebt:

• Een actief eConnect-account met minimaal een Basic-abonnement
• Beheerderstoegang tot je Exact Online-omgeving
• Voldoende transactietegoed op je eConnect-account

De Autopilot-koppeling met Exact Online is gericht op het ontvangen en boeken van inkoopfacturen. Verzending van verkoopfacturen via de Autopilot is voor Exact Online momenteel niet beschikbaar.

Wil je toch verkoopfacturen via Peppol versturen? Dat kan via het eConnect-platform of via de Email ontvanger met de XML auto-send optie.

Inkoopfacturen die via eConnect binnenkomen, worden automatisch in je Exact Online-administratie geplaatst:

1. De factuur komt binnen bij eConnect (via Peppol, e-mail of de Email Receiver).
2. De Autopilot stuurt de factuur door naar de Digitale Brievenbus van Exact Online.
3. De factuur verschijnt in je Exact Online-administratie, klaar voor verwerking.

Bij het koppelen via de eConnect-app wordt automatisch een digitale brievenbus aangemaakt in Exact Online. Als dat mislukt, zie je een van de volgende foutmeldingen.

Als de brievenbus niet automatisch is aangemaakt, kun je dit handmatig doen:

1. Ga in Exact Online naar Mijn Exact Online > Mijn relatiegegevens > Mijn digitale brievenbussen.
2. Klik op Toevoegen.
3. Vul het e-mailadres in met het formaat: <kvk-nummer>@facturen.econnect.eu (vervang <kvk-nummer> door het KVK-nummer van je organisatie).
4. Zorg dat dit e-mailadres ook is opgenomen in je relatiegegevens.

Tip: het kan enkele minuten duren voordat de brievenbus bruikbaar is na het aanmaken. Wacht even en probeer het opnieuw als de koppeling niet direct werkt.

• Als je eerder een andere koppelmethode gebruikte, verbreek deze eerst voordat je de Autopilot activeert.
• De Autopilot werkt per administratie. Heb je meerdere administraties, dan stel je de Autopilot per administratie apart in.
• Na het instellen kan er een korte vertraging optreden voordat de eerste facturen zichtbaar zijn.

Niet elk Exact Online-account is geschikt voor de koppeling met eConnect. Een MijnKantoor-gebruiker is bedoeld voor samenwerking tussen klanten en hun boekhoud- of accountantskantoor via het Exact Online voor Accountancy-platform. Deze gebruikers hebben een beperkt toegangsmodel: ze hebben geen toegang tot de API en kunnen daarom geen koppelingen maken met externe systemen zoals de Autopilot.

Voor een succesvolle koppeling met eConnect heb je altijd een volwaardige Exact Online-gebruiker nodig met een betaalde licentie en volledige rechten. Als de authenticatie mislukt of je een "Forbidden"-foutmelding krijgt, controleer dan als eerste of je account een MijnKantoor-account is. Is dat het geval, dan moet je organisatie een volwaardige licentie aanschaffen.

De gebruiker waarmee je de Autopilot-koppeling maakt, heeft specifieke rechten nodig in Exact Online. Hieronder vind je per tabblad welke rechten minimaal vereist zijn.

Je vindt deze rechten in Exact Online via Stamgegevens > Gebruikers > Overzicht. Het is aan te raden om een apart gebruikersprofiel of rol aan te maken met precies deze rechten en die toe te wijzen aan de gebruiker die de Autopilot-koppeling beheert.

Exact Online is beschikbaar in verschillende pakkettypen, elk met drie varianten (Essentials, Plus en Professional). De koppeling met eConnect werkt met alle pakkettypen, maar de beschikbare functionaliteit in Exact Online verschilt per type.

Exact hanteert per administratie en per app limieten op het aantal API-calls per dag en het aantal boekingsregels per maand. Bij grotere administraties of intensievere verwerking kan dat de Autopilot-koppeling raken. Overweeg dan een Premium-pakket of een Volume Pack en stem de actuele limieten af met Exact. De Autopilot-koppeling gebruikt JSON, geen XML.

De geavanceerde koppeling met Exact Online maakt automatische boekingen mogelijk via de Autopilot. Hiervoor heb je een volwaardige Exact Online-gebruiker nodig (geen MijnKantoor-account) met de minimale rechten die hierboven staan beschreven.

1. Ga naar Autopilot in het menu en klik op Nieuwe verbinding.
2. Selecteer de organisatie waarmee je de koppeling wilt leggen.
3. Kies het Exact Online-logo.
4. Klik op Open om in een apart venster met Exact Online te verbinden.
5. Log in bij Exact Online met de gebruiker die toegang heeft tot de administratie (gebruikersnaam, wachtwoord en eventueel een verificatiecode).
6. Na succesvolle authenticatie kun je het Exact-venster sluiten. De authenticatie is nu voltooid, maar de koppeling is nog niet geconfigureerd.
7. Terug in het platform: klik op de groene knop om de koppeling te configureren.
8. Selecteer bij de Autopilot-flow de optie Automatische boeking.
9. Open het onderdeel Administratie en selecteer de gewenste administratie uit de dropdown.
10. Open het onderdeel Documenttypes en controleer of de gewenste documenttypes aangevinkt staan.
11. Open het onderdeel Boekingsschema en selecteer het gewenste boekingsschema.
12. Klik op de groene knop om de koppeling op te slaan, de configuratie af te ronden en de automatische verwerking te starten.

Mislukt de authenticatie? Controleer dan of de gebruiker een volwaardige Exact Online-gebruiker is en of de minimale rechten correct zijn ingesteld.

Alleen de Exact Online Advanced-koppeling, waarbij Autopilot de factuur per regel boekt, geeft kostenplaats, kostendrager en project mee. Bij de eenvoudige koppeling (alleen het document boeken) worden deze dimensies niet gebruikt. Of dit ook voor verkoopboekingen geldt, staat nog niet vast. De codes zelf staan in Exact Online.

De eigenschap op de factuurregel begint exact met Dimension: (hoofdletter D). Daarna CostCenter, CostUnit of Project. De hoofdletters van die naam maken niet uit. dimension: en namen als Dimension:Kostenplaats worden zonder melding genegeerd. Spaties aan begin en eind vallen weg. Een lege waarde wordt genegeerd. Per regel kunnen een, twee of drie dimensies staan.

De leverancier zet de eigenschap in de factuur, of TechSupport zet hem via een RBE-regel. Er is geen aparte aan/uit-instelling. Staat de dimensie op de regel en gebruikt de klant Advanced, dan probeert Autopilot hem mee te geven.

De code moet exact overeenkomen, inclusief hoofdletters. kp100 vindt KP100 niet. Gevonden codes komen op de boekingsregel. Het boekingsresultaat noemt alleen gevonden dimensies, bijvoorbeeld Dimensions resolved for line '…': CostCenter 'KP100', Project 'P-2026-014'. Een code die niet bestaat, of waarvan de hoofdletters afwijken, wordt overgeslagen. De boeking gaat door, zonder fout. Per ontbrekende dimensie staat een notitie: [WARNING] CostCenter code 'KP100' not found in Exact Online for line '…'. The dimension will be skipped. In de PSB staat daarnaast een suggestie met id MissingDimensionMapping.

Het boekingsresultaat staat op de detailpagina van de factuur in de PSB. Dezelfde notities staan in de bijlage Autopilot.txt bij de boeking in Exact Online. Suggesties staan alleen in de PSB.

Autopilot onthoudt de codelijst uit Exact Online tot tien minuten. Een kostenplaats die net is aangemaakt, wordt daardoor mogelijk pas na tien minuten gevonden.

Meer weten over automatische boekingsvoorstellen? Lees hoe de Autopilot werkt.