eVerbinding Exclusive – Hét tipping point van e-facturatie

Door 26 april 2016mei 12th, 2020Blog

Het jaar 2016 is hét tipping point van elektronische facturatie. Tijdens de vierde editie van eVerbinding Exclusive discussieerden leveranciers van financiële software samen met gastsprekers uit de software, overheid en verandermanagement over de adoptie van e-facturatie in Nederland.

E-facturatie wordt én is een belangrijk onderwerp dit jaar. Zo komt er een verplichtstelling vanuit de overheid aan. Maar is dit wel voldoende om e-facturatie te laten slagen in Nederland?

Het kan écht anders

Henk Overbosch, Consultant ICT en Verander-management bij DOCCO

Henk Overbosch, Consultant ICT en Verander-management bij DOCCO komt regelmatig over de vloer bij accountantskantoren en softwareleveranciers. Hij constateert dat veel kantoren worstelen met aan de ene kant hoe ze klanten op een efficiënte wijze kunnen bedienen en aan de andere kant hoe de software daarvoor goed in te zetten.

De ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op. “Hoe kort hebben we eigenlijk al smartphones en hoe jong is de iPad eigenlijk?”. Henk vervolgt: “Straks hebben we zelfrijdende auto’s en geeft koelkast aan dat de melk op is. We zijn op zoek naar gemak en snelheid. Als we de voordelen van IT niet inzien, in de vorm van apps of software, raken we snel gefrustreerd en deleten de applicatie van ons device.”

Ontzorging

Klanten zoeken die ontzorging in de vorm van gemak en advies, maar ook door accountantskantoren waar het gaat om efficiënte inzet van software. Overbosch: “Helaas ontbreekt het bij veel kantoren aan visie en strategie, waardoor de implementatie van beschikbare tools niet altijd lukt. Overbosch: “Investeringen in IT en mensen blijven achter. Terwijl wel beweerd wordt dat de toekomst ligt in het verregaand toepassen van IT en de inzet van adviserende medewerkers.”

Helderheid

Deelnemers van eVerbinding Exclusive

Softwareleveranciers maken wel stappen. “Een aantal jaar geleden klaagden kantoren dat ze te weinig geprikkeld werden, nu vliegen de uitdagingen hen om de oren,” aldus Overbosch. “Ik vind dat softwareleveranciers accountantskantoren kunnen helpen door een heldere roadmap te presenteren. Op deze manier weet de accountant hoe ze toepassingen kunnen inzetten, voor nu en de toekomst.” Softwareleveranciers moeten ook werken aan open koppelstandaarden vindt Overbosch: “De klanten kunnen zo een integraal systeem gaan inzetten; koppelingen die verder gaan dan alleen het inschieten van naw-gegevens. Kortom stappen die leveranciers kunnen maken in ontzorging richting hun klanten.”

Overbosch heeft ook een boodschap voor de accountant: “Als kantoren stoppen met denken voor de klant en juist gaan luisteren naar de klant, daarbij hun kennis en IT écht gaan inzetten in hun proces, waarbij ze ontzorgd gaan worden door de leveranciers, dan pas wordt het écht anders.”

Laat onzinnig werk verdampen

“We zijn het er allemaal wel over eens: we willen zo min mogelijk bezig zijn met de administratie,” zegt Mohamed Amri, Manager Productmanagement bij AFAS Software. “Het is veel ‘overtypwerk’ en het biedt de ondernemer geen enkele toegevoegde waarde. Laat dit onzinnige werk verdampen.”

Zonder incentive, geen e-facturatie

Mohamed Amri, Manager Productmanagement bij AFAS Software

Volgens Amri zijn we in 2016 eindelijk aangekomen bij het tipping point van e-facturatie. De sleutel tot slagen ligt volgens Amri niet bij accountants of organisaties zoals MKB Nederland of het SRA: “Het is de ondernemer die het moet gaan doen. Alleen gaan ondernemers niet uit zichzelf aan de slag: zonder incentive, geen e-facturatie,” stelt Amri. De verzender van de e-factuur moet een duidelijk voordeel krijgen, bijvoorbeeld een vlotte betalingstermijn. Zo stimuleert AFAS haar leveranciers ook om e-facturen te sturen: “Stuur jij ons een e-factuur, dan krijg je nog dezelfde dag betaald. De betaling van een PDF-factuur geschiedt binnen 40 dagen en je kunt raden wat we doen met een factuur die we per post ontvangen,” grapt Amri.

Ook vindt Amri dat grote organisaties zoals KPN of Eneco een voorbeeld moeten stellen voor de ondernemer. “Zij moeten gaan beginnen met het versturen van e-facturen. De ondernemers volgen dan in hun kielzog. En als het MKB e-facturatie omarmt, zal de adoptie pas een vlucht gaan nemen.”

De urgentie van e-facturatie

Kornelis Drijfhout is Hoofd programmabureau E-Factureren PIANOo van het Ministerie van Economische Zaken. In opdracht van de overheid ondersteunt het programmabureau bij de implementatie van e-facturatie in Nederland. “E-facturatie gaat gewoon gebeuren.” Drijfhout stelt dat iedereen zich teveel richt op het technische aspect van e-facturatie, terwijl eigenlijk gefocust moet worden op de uiteindelijke mogelijkheden ervan. “We zoeken telkens excuses om de stap naar e-facturatie niet te maken. E-facturatie zorgt voor een hele nieuwe wereld aan mogelijkheden. Iets wat we nu nog niet kunnen overzien,” aldus Drijfhout. “En de techniek, die moeten we gewoon regelen.”

De standaard

Het is niet praktisch om meerdere standaarden voor een e-factuur te hebben “Uiteindelijk wil je alleen maar je eigen standaard gebruiken en zolang dat niet wordt platgeslagen, zitten we met de discussie welke we moeten gebruiken. Maar er komt een oplossing: we krijgen één standaard in Europa. Deze wordt door de SEN opgesteld. Voor alle overheden wordt het verplicht om via die ene standaard facturen te ontvangen en te verwerken.”

De verplichtstelling

In 2018 gaat de verplichting voor alle lidstaten van de EU in. Voor alle overheden geldt: ontvangen en verwerken moet eind 2018 mogelijk zijn. Er komt overigens geen wet dat men alleen e-facturen moet verzenden aan de overheid, máár het rijk gaat wel in haar inkoopvoorwaarden vastleggen dat haar leveranciers alleen nog maar elektronische facturen mogen aanleveren. Dit gaat al in de zomer van 2016 in bij alle nieuwe contracten die gesloten worden met het Rijk. Dat zorgt ervoor dat niet alleen e-facturen worden ontvangen, maar deze ook daadwerkelijk gaan verzonden worden. Voor lokale overheden gelden deze inkoopvoorwaarden vanaf 2017. In 2018 geldt het voor alle bestaande contracten met de overheid.

Het kip-ei verhaal

Programmabureau E-Factureren PIANOo wil niet alleen de verplichting opleggen en deze opnemen in de inkoopvoorwaarden, maar gaat ook daadwerkelijk ondersteunen bij de overstap van papier naar elektronisch. Drijfhout: “Ik hoor verschillende verrassende verhalen. De gemeente Zoetermeer geeft bijvoorbeeld aan dat zij e-facturen kunnen verwerken, maar dat geen leverancier hen een e-factuur stuurt. Aan de andere kant hoor ik van softwareleveranciers dat zij kunnen wel e-facturen kunnen verzenden, maar dat niemand het kan ontvangen. In dit soort situaties zie ik een rol weggelegd voor PIANOo om beide partijen tot elkaar te brengen.”

De mogelijkheden

“Wanneer men een factuur als gestructureerde data gaat verwerken, ontstaan heel veel nieuwe mogelijkheden.” Drijfhout roept softwareleveranciers dan ook op om e-facturatie in breder perspectief te plaatsen en te focussen op de voordelen voor de eindgebruiker. “Met e-facturatie heb je minder fouten, betere relaties met leveranciers, een voorspelbaar betalingstermijn, betere verantwoording en meer ruimte voor contactmanagement en procesoptimalisatie. Genoeg incentives om er mee aan de slag te gaan,” aldus Drijfhout.

Nogmaals benadrukt Drijfhout de afwachtende houding van de betrokken partijen. “Bij de implementatie van e-factureren laten we ons te veel afleiden door bijzaken en zijn we te weinig gericht op de voordelen voor de gebruiker. En dat terwijl de urgentie bij ontvanger én verzender nu echt toeneemt.”

Maar is dit wel de manier om te zorgen dat e-facturatie een vlucht gaat nemen in Nederland? De overheid moet het voortouw nemen, maar een verplichtstelling alleen is niet voldoende. Wel wanneer er volume komt in het aantal circulerende e-facturen. De plek om dit te beslechten is bijvoorbeeld bij grote organisaties als KPN en Eneco. Een samenwerking met de overheid zal hierbij een goede optie zijn.

Tijd voor de nieuwe standaard

Johan Schaeffer, founder van eVerbinding

Maar wat is de rol van eVerbinding in dit e-facturatieverhaal? De droom van Johan Schaeffer, founder van Billing Service Provider eVerbinding, is een volledige machine2machine uitwisseling van facturen. Schaeffer: “De huidige manier van factureren per post en e-mail is onveilig en achterhaald: het kan veel gemakkelijker én veiliger.”

Johan Schaeffer legt uit: “We blijven denken in papier, want dat zijn we gewend. Maar met de nieuwe technieken die beschikbaar zijn, kunnen we het proces helemaal anders aanpakken.” Schaeffer vervolgt: “Zoals Steve Jobbs ook stelde, consumenten weten eigenlijk helemaal niet wat ze eigenlijk willen, totdat je ze het laat zien. Softwareleveranciers in dit geval denken voor de klant en gaan een ouderwets proces ‘digitaal nabouwen’, dit is wat ons betreft niet logisch.”

Het succes van e-facturatie

Bij e-facturatie gaat het om één standaard, één transport en één factuur per geval en geen verzamelfacturen meer. Je kunt ook de status van je verzonden e-factuur bekijken: geopend, gelezen, goedgekeurd. Er gaat een hele nieuwe wereld open.”

“Dé manier om e-facturatie van de grond te krijgen is: machine2machine, de functie moet embedded zijn in de software en de gebruiker moet ontsloten worden in de e-facturatienetwerken. Dit moet daarbij ook gewoon een kwestie van ‘aanzetten’ zijn,“ zegt Schaeffer. “Jij weet toch ook niet wat het protocol is van jouw telefoonprovider? Dat regelen de aanbieders wel op de achtergrond. Jij als gebruiker moet hier geen last van hebben. eVerbinding regelt dit allemaal.”

Schaeffer vervolgt: “E-facturatie is meer dan alleen UBL. Het is ook het transport van het document. Je wilt uitwisselen over een beveiligd netwerk. E-facturatie is ook een stuk governance, bijvoorbeeld ‘ken je klant’: is de verzender van de e-factuur daadwerkelijk ook degene die hij zegt dat hij is.”

Alle soorten facturen via één stroom

“In de ideale wereld worden alleen maar e-facturen uitgewisseld. De praktijk is helaas nog niet zover,” geeft Schaeffer aan. Daarom biedt eVerbinding de mogelijkheid alle soorten facturen, van kassabonnetje tot e-factuur, via eenzelfde stroom in de administratie binnen te laten komen. Zelfs facturen van factuurportals. “We maken van alle documenten een e-factuur. De gebruiker hoeft zich geen zorgen te maken waar alle facturen zich bevinden: deze zitten namelijk allemaal in het eigen digitale archief en tegelijkertijd ook als kopie in je softwarepakket. Ook detecteert eVerbinding in het e-facturatienetwerk of een PDF factuur in het vervolg echt elektronisch verstuurd kan worden. Zo ontstaat een verschuiving van PDF naar echt elektronisch en gaat de gebruiker steeds meer voordelen ervaren, zoals echt automatisch boekhouden.”

Ketentest met de overheid

Momenteel is eVerbinding ook bezig met een ketentest met de overheid voor heel veel verschillende stromen aan de hand van het Simplerinvoicing FULL principe. Bijvoorbeeld een stroom vanuit Bouwend Nederland richting de overheid of stroom vanuit kleine MKB’ers rechtstreeks vanuit de software. Maar ook een pilot met netbeheerder Stedin die via eVerbinding elektronische facturen verstuurt naar verschillende MKB-ers, de BAM en de gemeente Zoetermeer. “Zo benutten we de kracht van het Simplerinvoicing netwerk ten volste” stelt Schaeffer.