La Pologne a mis en place une plateforme nationale d'e-facturation : le KSeF (Krajowy System e-Faktur). Il s'agit d'un syst�me de clearance dans lequel les factures sont t�l�charg�es et approuv�es par l'administration fiscale avant d'�tre transmises au destinataire. Le syst�me est devenu obligatoire par �tapes et s'applique d�sormais � la majorit� des entreprises polonaises.

L'introduction se fait en trois phases :

Tous les assujettis � la TVA doivent pouvoir recevoir des factures KSeF � partir du 1er f�vrier 2026, ind�pendamment de la date � laquelle ils sont eux-m�mes tenus d'envoyer via KSeF.

Conseil : jusqu'� fin 2026, aucune amende n'est impos�e pour les erreurs caus�es par KSeF. Cela laisse aux entreprises le temps de mettre en place le syst�me sans risque imm�diat.

KSeF est un syst�me de pre-clearance. Cela signifie qu'une facture est d'abord t�l�charg�e sur la plateforme KSeF, o� l'administration fiscale la contr�le et attribue un num�ro de r�f�rence KSeF unique. Ce n'est qu'ensuite que la facture est valide et disponible pour le destinataire.

Le processus �tape par �tape :

1. L'exp�diteur cr�e une facture dans le format obligatoire FA_VAT XML (sch�ma FA(3))
2. La facture est t�l�charg�e sur KSeF
3. KSeF contr�le la facture et attribue un num�ro de r�f�rence
4. Le destinataire r�cup�re la facture depuis KSeF ou la re�oit via son Access Point

Une connexion internet stable n'est pas toujours disponible. C'est pourquoi KSeF propose un mode Offline24 : les factures peuvent �tre �tablies hors ligne et t�l�charg�es sur KSeF au plus tard le jour ouvrable suivant. Les factures hors ligne re�oivent un PDF UPO avec un QR code Offline comme preuve temporaire.

� c�t� de KSeF, il existe PEF (Platforma e-Faktur), la route Peppol pour l'e-facturation en Pologne. Les deux syst�mes coexistent :

Pour les factures B2B nationales polonaises, KSeF est la route obligatoire. Pour les factures transfrontali�res (par exemple des Pays-Bas vers la Pologne), Peppol peut �tre utilis�.

KSeF exige le format FA_VAT XML (sch�ma FA(3)), sp�cifiquement con�u pour le syst�me polonais. Ce format prend en charge les pi�ces jointes et poss�de un QR code obligatoire.

Pour la connexion technique � KSeF, vous avez besoin de certificats : deux jeux de fichiers .key et .crt par entreprise (un pour l'utilisation en ligne, un pour l'utilisation hors ligne), y compris le chiffrement et la gestion multi-organisation. Ces certificats sont délivrés par l'administration fiscale polonaise.

Important : ne transmettez jamais les fichiers de certificats par e-mail classique. Outlook bloque les fichiers .key et .crt. Utilisez un canal s�curis�.

eConnect offre une intégration KSeF éprouvée en production, avec actuellement deux clients opérationnels (entrant et sortant, modes en ligne et hors ligne éprouvés), pour les clients qui envoient des factures vers ou depuis la Pologne :

• Onboarding KSeF : eConnect accompagne le processus d'onboarding, y compris la configuration des certificats et la configuration du traitement par lots.
• Traitement par lots : pour �viter le rate limiting, eConnect traite les factures par lots (intervalle configurable)
• Num�ro de r�f�rence KSeF : apr�s clearance, le num�ro de r�f�rence KSeF est renvoy� vers votre syst�me ERP
• Num�ro NIP : votre num�ro de TVA polonais (NIP) est associ� � votre organisation dans la plateforme eConnect

Si vous facturez depuis les Pays-Bas � un destinataire polonais, vous pouvez �galement utiliser la route Peppol (PEF). eConnect achemine automatiquement en fonction de l'identifiant du destinataire.

Vous souhaitez mettre en place l'int�gration KSeF via eConnect ? Contactez notre �quipe.