Une facture récapitulative regroupe plusieurs livraisons, commandes ou prestations sur une seule facture. Au lieu d'envoyer une facture distincte par livraison, vous en recevez une qui résume l'ensemble. Cela permet de gagner du temps de traitement des deux côtés et de réduire le nombre de documents dans la comptabilité. En UBL, une facture récapitulative est techniquement une facture ordinaire, mais la manière dont vous structurez les lignes et les références mérite une attention particulière.

Une facture récapitulative n'est pas un type de document distinct. Il s'agit d'une Invoice UBL standard (InvoiceTypeCode 380) comportant plusieurs lignes de facture qui renvoient chacune à une commande, une livraison ou une période différente. La différence réside dans les références.

Si toutes les lignes se rapportent à la même commande, une seule OrderReference au niveau de la facture suffit :

<cac:OrderReference>
  <cbc:ID>PO-2026-5500</cbc:ID>
</cac:OrderReference>

Pour une véritable facture récapitulative (plusieurs commandes), vous indiquez la référence de commande sur chaque ligne de facture via l'élément OrderLineReference :

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>1</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">20</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">500.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:OrderLineReference>
    <cbc:LineID>1</cbc:LineID>
    <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO-2026-5500</cbc:ID>
    </cac:OrderReference>
  </cac:OrderLineReference>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Levering 1 maart</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">25.00</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

<cac:InvoiceLine>
  <cbc:ID>2</cbc:ID>
  <cbc:InvoicedQuantity unitCode="EA">15</cbc:InvoicedQuantity>
  <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">375.00</cbc:LineExtensionAmount>
  <cac:OrderLineReference>
    <cbc:LineID>1</cbc:LineID>
    <cac:OrderReference>
      <cbc:ID>PO-2026-5501</cbc:ID>
    </cac:OrderReference>
  </cac:OrderLineReference>
  <cac:Item>
    <cbc:Name>Levering 15 maart</cbc:Name>
  </cac:Item>
  <cac:Price>
    <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">25.00</cbc:PriceAmount>
  </cac:Price>
</cac:InvoiceLine>

Chaque ligne renvoie à un numéro de bon de commande différent (PO-2026-5500 et PO-2026-5501). Le destinataire peut ainsi identifier à quelle commande correspond chaque livraison.

Pour les factures récapitulatives périodiques (par exemple une facture mensuelle pour toutes les livraisons de mars), il est utile d'indiquer la période de facturation. Cela peut se faire au niveau de la facture :

<cac:InvoicePeriod>
  <cbc:StartDate>2026-03-01</cbc:StartDate>
  <cbc:EndDate>2026-03-31</cbc:EndDate>
</cac:InvoicePeriod>

Ou par ligne de facture, si les périodes diffèrent d'une ligne à l'autre. Les systèmes récepteurs peuvent utiliser ces périodes pour comptabiliser les montants dans le bon mois.

Une seule OrderReference par facture. Peppol BIS Billing V3 autorise au maximum une OrderReference au niveau du document. Pour une facture récapitulative avec plusieurs commandes, vous devez donc inclure les références de commande par ligne de facture via OrderLineReference, et non au niveau du document. Si vous utilisez quand même plusieurs commandes au niveau du document, vous devez scinder la facture en factures séparées.

Calcul de la TVA. La TVA est calculée par taux sur l'ensemble des lignes, et non par ligne. Pour une facture récapitulative comportant de nombreuses lignes, c'est particulièrement important : assurez-vous que toutes les lignes ont la bonne catégorie de TVA et que les totaux sont corrects.

Taille maximale du fichier. Une facture récapitulative comportant des centaines de lignes peut générer un fichier XML volumineux. Certains systèmes récepteurs imposent une limite de taille de fichier. Pour les très grandes factures, tenez compte d'une taille maximale d'environ 10 Mo (cette limite varie selon le destinataire).

Lignes lisibles. Donnez à chaque ligne de facture une description claire. Dans une facture récapitulative, il est plus difficile pour le destinataire de déterminer quelle ligne correspond à quelle livraison. Un champ Item/Name bien renseigné, mentionnant par exemple la date de livraison, est d'une grande aide.

Données de livraison. Lorsque plusieurs livraisons sont effectuées à des adresses différentes, vous pouvez inclure un élément Delivery par ligne de facture avec la date de livraison et l'adresse de livraison. C'est facultatif, mais cela rend la facture beaucoup plus transparente pour le destinataire.

Conseil: chez eConnect, vous pouvez envoyer des factures récapitulatives de la même manière que des factures ordinaires, via la plateforme, par e-mail ou via l'API. La plateforme traite sans problème des factures comportant des centaines de lignes. Nous vous recommandons toutefois de contacter le support pour un traitement optimal au-delà de 500 lignes.

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