Polsko vytvořilo národní platformu pro e-fakturaci: KSeF (Krajowy System e-Faktur). Jde o clearance systém, ve kterém se faktury nahrávají a schvalují finančním úřadem předtím, než se dostanou k příjemci. Systém se stal postupně povinným a v současnosti platí pro většinu polských firem.

Zavádění probíhá ve třech fázích:

Všichni plátci DPH musí umět faktury KSeF přijímat od 1. února 2026, bez ohledu na to, kdy jsou sami povinni přes KSeF odesílat.

Tip: do konce 2026 se neukládají žádné pokuty za chyby způsobené KSeF. To dává firmám prostor pro nastavení systému bez přímého rizika.

KSeF je systém pre-clearance. To znamená, že faktura se nejprve nahraje na platformu KSeF, kde finanční úřad fakturu zkontroluje a přidělí jí jedinečné referenční číslo KSeF. Teprve poté je faktura platná a dostupná pro příjemce.

Postup v krocích:

1. Odesílatel vytvoří fakturu v povinném formátu FA_VAT XML (schéma FA(3))
2. Faktura se nahraje do KSeF
3. KSeF zkontroluje fakturu a přidělí referenční číslo
4. Příjemce stáhne fakturu z KSeF nebo ji přijme přes svůj Access Point

Ne vždy je k dispozici stabilní internetové připojení. Proto KSeF nabízí režim Offline24: faktury se smějí vystavit offline a nejpozději následující pracovní den nahrát do KSeF. Offline faktury dostanou UPO-PDF s QR kódem Offline jako dočasný doklad.

Vedle KSeF existuje PEF (Platforma e-Faktur), tedy Peppol trasa pro e-fakturaci v Polsku. Oba systémy existují vedle sebe:

Pro tuzemské polské B2B faktury je KSeF povinná trasa. Pro přeshraniční faktury (například z Nizozemska do Polska) se může použít Peppol.

KSeF vyžaduje formát FA_VAT XML (schéma FA(3)), který je speciálně navržen pro polský systém. Tento formát podporuje přílohy a má povinný QR kód.

Pro technické připojení ke KSeF potřebujete certifikáty: dvě sady souborů .key a .crt na jednu firmu (jednu pro online, jednu pro offline použití), včetně šifrování a správy více organizací. Tyto certifikáty vydává polský finanční úřad.

Důležité: certifikátové soubory nikdy neposílejte běžným e-mailem. Outlook blokuje soubory .key a .crt. Použijte bezpečný kanál.

eConnect nabízí ověřenou integraci s KSeF v produkci, v současnosti se dvěma provozními zákazníky (příchozí i odchozí, online i offline režimy ověřené), pro zákazníky, kteří posílají faktury do Polska nebo z Polska:

• Onboarding KSeF: eConnect Vás provede procesem onboardingu včetně nastavení certifikátů a konfigurace dávkového zpracování.
• Dávkové zpracování: k předcházení rate limitingu eConnect zpracovává faktury v dávkách (nastavitelný interval)
• Referenční číslo KSeF: po clearance se referenční číslo KSeF vrátí zpět do Vašeho ERP systému
• Číslo NIP: Vaše polské číslo DPH (NIP) se přiřadí k Vaší organizaci v platformě eConnect

Pokud fakturujete z Nizozemska polskému příjemci, můžete také použít trasu Peppol (PEF). eConnect směruje automaticky na základě identifikátoru příjemce.

Chcete nastavit integraci s KSeF přes eConnect? Kontaktujte náš tým.